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javier quiros
Universidad Autónoma de Mëxico
Academia de San Carlos
Tesis de maestria
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA
E S P A Ñ A
El Objeto artístico
y su documentación
en el museo
Francisco Javier Quirós y Vicente
Asesores:
Mtra. Elisabeth Fuentes Rojas
Mtro. Felipe Lacouture Fornelli
Mtro. Julio Chávez Guerrero
La presente tesis ha sido realizada con el apoyo del
Ministerio de educación y cultura de España y La
Secretaría de relaciones exteriores de México.
©Fco. Javier Quirós y Vicente. México. 1998
© Junio de 1998
©Tesis de Maestría
Impreso en México- Printed in Mexico
Indice
págs.
Introducción................................................................
..............................
La documentación de
colecciones........................................................... 1
1.1.-Estudios e investigaciones precedentes. 1
1.1.1.- Los años setenta; una preocupación incipiente por la documen-
tación en los museos. 1
1.1.2.- Década de los ochenta; la documentación como punto de mira. 2
1.1.3.-La década de los noventa; la documentación como técnica es-
pecializada. 5
1.1.4.-Algunas experiencias al respecto.
15
1.2.-Conceptos sobre la documentación de colecciones. 17
Notas al capítulo I. 20
El proceso
documental..................................................................
............. 25
2.1.- La obra y la percepción como documento. 25
2.1.1.- La obra y el documento. 25
2.1.2.- La percepción y el objeto. 27
2.1.3.- La obra como documento. 28
2.2.- Las fases de la acción documental. 29
2.3.- Medidas de conservación de los documentos. 30
2.4.- El manejo de la información. 33
2.5.- El sistema documental. 33
2.6.- Elementos que intervienen en un sistema documental. 34
2.6.1.- El objeto artístico y el documento primario. 34
2.6.2.- El museo. 35
2.6.3.- El profesional. 37
2.6.4.- El documento. 37
Notas al capítulo II. 39
El sistema documental para objetos museográficos como propuesta... 42
3.1.-Los objetos museográficos. 42
3.1.1.- Definición de la situación legal del objeto artístico dentro del
museo. 42
3.1.2.- El control del objeto. 42
3.1.3.- Los movimientos del objeto. 43
3.1.3.1.- Movimientos internos. 43
3.1.3.2.- Movimientos externos. 44
3.1.4.- Inscripción en la colección estable del museo. 46
3.1.5.- Investigación del objeto. 46
3.2.- Documentación de orden secundaria. 47
3.3.- Documentación administrativa. 48
Notas al capítulo III. 51
Conclusiones................................................................
.................................. 52
Ilustraciones
............................................................................
...................... 53
Bibliografía
............................................................................
.....................
Introducción
Una de las actuaciones más importantes, previa a la conservación de las
obras es la de documentarlas. Los primeros datos históricos que tenemos
sobre éstas prácticas, provienen de la época clásica dónde es preciso
señalar el importante papel que desempeñaban los templos, que constituían
verdaderos museos donde se guardaban exvotos, llevándose un inventario de
las piezas, en el que se registraba: el material, características de la obra
y el nombre del donante. En los últimos siglos la documentación de
colecciones vuelve a retomar importancia, y en la actualidad se ha
convertido en una de las disciplinas más relevantes dentro del campo de la
museología.
Este trabajo pretende ser de tipo monográfico y de recopilación, apoyándose
para ello por un lado, en áreas del conocimiento de las humanidades como
son: la filosofía del arte, la psicología de la percepción, la teoría de la
comunicación, etc. Y por otro en áreas científicas; concretamente la
archivística. Asimismo se presenta como una investigación de tipo
inductivo-deductiva, partiendo de casos concretos para llegar a
generalidades que a su vez se concretizan en conclusiones y propuestas.
El desarrollo capitular y de contenido se lleva a cabo en cuatro fases:
1.-Recopilación de investigaciones precedentes, concretamente las realizadas
a partir de los años setenta hasta la actualidad sobre la materia.
2.-Desarrollo de la documentación del objeto artístico como fenómeno de
comunicación y percepción y los factores que intervienen: fases,
manifestaciones, tipologías...., 3.-Propuesta de sistema de documentación y
4-Propuesta de documento intuitivo.
En el último capítulo se considera que el asunto que aquí se debate,
siempre ha sido tratado por museólogos, estadistas, archivistas..., y
últimamente por comunicólogos; pero nunca por profesionales formados en el
área de las bellas artes y artes visuales. Como resultado, todas las
propuestas al respecto son de tipo funcional y práctico, y faltos de
sensibilidad artística y enfoque creativo. En ese sentido, se espera que la
investigación que se presenta ofrezca una orientación diferente. De igual
manera se apunta como campo abierto de futuras investigaciones el desarrollo
del documento intuitivo con el que se concretiza éste estudio.
CAPÍTULO I
LA DOCUMENTACIÓN DE COLECCIONES
La función de manejar y ordenar las colecciones, los objetos artísticos y
su información dentro del museo, ha llevado a estudiosos, investigadores y
profesionales a plantear sus propuestas sobre dicho asunto. Revisar estos
planteamientos es una actividad básica para establecer futuras estrategias
de documentación.
En este capítulo se recopilan los trabajos realizados por autores como: P.
Schommer, E. Porta et al, S. Stone , K. Hartt, L. Alonso Fernández, F.
Hernández, A. Roberts, D. Bearman y B. Wallace, entre otros; y se establecen
conceptos elementales basados en las teorías que nos ofrecen.
1. 1-Estudios e investigaciones precedentes
1.1.1- Los años setenta, una preocupación incipiente por la documentación en
museos
Entre los estudios realizados sobre la documentación de colecciones,
se encuentra el efectuado por Schommer1, que dedica un capítulo a la
administración de museos. Habla de la importancia del inventario
como: -instrumento de salvaguardia del patrimonio, -efectivo en combatir el
desorden, -prueba para procesos legales, -importante para establecer
políticas de adquisición de obra, indispensable para la investigación y -
para facilitar el acceso a la colección. De igual manera, establece dos
tipos de numeración: -la bipartita que se compone de dos dígitos del año de
entrada del objeto al museo y de uno a cuatro dígitos de numeración seriada
y -la tripartita compuesta de dos dígitos del año de entrada del objeto al
museo, el número de la colección del objeto en el año corriente y el número
seriado del objeto. Se considera que este sistema de numeración es
complicado, puesto que no ofrece una cifra inmediata del total de la
colección, haciendo difícil su control.
En cuanto a los tipos de inventario, los divide en tres: 1-El de
adquisición o convencional, que ha de tener la numeración tripartita y su
ficha compuesta de doce conceptos(Esq.-1.1), entre los que no aparecen de
manera prioritaria datos de identificación como: núm. de objeto, núm. de
inventario....., por lo que presupone no sea muy práctico. 2-El
retrospectivo o de compilación de antiguos inventarios, en éste puede
ocurrir que los datos de entrada del objeto al museo: 1-Sean ciertos;
entonces se ordenan cronológicamente, 2-No sean ciertos; entonces se les da
un orden lógico y se recomienda una numeración bipartita para que dichos
objetos se diferencien del resto que se enumera tripartitamente, 3-Que
algunos objetos posean datos ciertos; se usaría el modo 1 ó 2(los números
bipartitos se agruparían en un año convencional). y 4-Que las fechas se
sepan ciertas mientras o después de hacer el inventario retrospectivo; se
registrarían tripartitamente. Se puede decir que este tipo de inventario es
irrelevante en un sistema de documentación, pues al reclasificar los
objetos, pasan a formar parte del inventario de adquisición o convencional.
Esquema 1.1 Ficha de inventario de adquisición o convencional.. Schommer P.
1-Nombre del objeto 7-Medidas
2-Modo de adquisición 8-Grupo cultural, autor
3-Valor del objeto 9-Origen
4-Nombre, apellidos, dirección del 10-Periodo
vendedor, donador... 11-Expediente de 5-Fecha de adquisición
colección y 6-Descripción objeto(abreviaturas)
12-Observaciones
Otro tipo de inventario sería 3-El inventario de depósitos, su numeración
sería igual que para el de adquisición, sólo que pondríamos un símbolo para
evitar confusiones(puede ser una letra, ejemplo“D”), esta práctica es muy
útil y puede evitar muchos errores. La ficha para este inventario constaría
de trece atributos(Esq.-1.2).
Esquema 1.2 Ficha para el inventario de depósitos. Schommer, P.
1-Número de depósito D 2-Método externo de adquisición
7-Descripción
3-Forma de adquisición por el de- 8-Medidas
positario 9-Autor, grupo cultural
4-Nombre y dirección del deposi- 10-Origen
tario 11-Periodo
5-Fecha de depósito 12-Expedientes de 6-Fecha de retiro del
colección y de objeto(abreviaturas) depósito 13-Observaciones
De igual manera, afirma que es de gran importancia la documentación
complementaria de expedientes de colección y de objetos como: facturas,
cartas, documentos de prueba de adquisición de obra o privados, de consulta
administrativa que han de quedarse en carpetas estandar2, y deben poseer
bibliografía, fotografías, referencias iconográficas, informes de daños,
restauraciones y tratamientos. Éstos tienen valor administrativo y también
científico.
1.1.2.- Década de los ochenta; la documentación como punto de mira.
Entre los criterios de archivo más relevantes destacan cuatro3 :
alfabético, numérico, geográfico y cronológico. A su vez se observan ciertas
ventajas en documentar las obras, entre las que destacan: -proveer el cuadro
exacto de objetos existentes en un museo o colección, -evitar
desórdenes, -evitar fraudes, -ayudar a la investigación y -facilitar el
acceso a las colecciones. Como funciones de la documentación destacan: -ser
pruebas de hechos y derechos, -ser auxilio en cuestiones administrativas y
científicas y -ser autentificador de la historia. Se da especial énfasis a
la documentación administrativa que aboca al objeto a su situación legal
dentro del museo en cuanto a propiedad y ayuda al manejo de información
según sus necesidades, dos objetivos que se presumen de gran importancia a
la hora de efectuar el control de la obra.
En el manual dirigido a las instituciones de habla hispana, presentado por
Porta et al4 en colaboración con ICOM, se analizan los procesos de
documentación de objetos en un museo. Diferencian dos tipos de sistemas,
dependiendo de si es aplicable a un museo nuevo o a colecciones ya
inventariadas. En los primeros se asigna un número a cada objeto en el libro
de registros5, se obtienen datos del objeto en el momento de la adquisición
y se realizan las fichas, en los segundos; se recolectan y ordenan ficheros,
se decide la aplicación de una nueva numeración o la utilización de la
existente, se conservan todos los documentos antiguos y se les reconvierte
la numeración por la nueva(si éste es el criterio a aplicar que se ha
decidido). Se entiende pues que es más conveniente la última opción que
unifica el sistema, y reduce las posibilidades de llevarnos a error,
facilitando por lo tanto el trabajo.
Los tipos de numeración que contemplan son: -de un solo número, seriado, -
el bipartito o número de control(-año de entrada, -núm. de pieza), nos da
dos informaciones y el volumen de la colección del año corriente; no del
volumen total de la colección. Y -el tripartito o número de catálogo(-año de
entrada, -núm. colección, -núm. de pieza), nos da tres informaciones pero no
el volumen total de la colección de forma inmediata. Recomiendan el de un
sólo número por ser más sencillo, darnos información del volumen exacto de
la colección de forma inmediata y facilitarnos la adaptación del sistema de
documentación para trabajar con ordenadores. Asimismo, es más conveniente
para museos medianos y pequeños, y además de asentarse en el libro de
registro, debe ser siglada al objeto6. Se considera que esta propuesta de
numeración es más amplia que las expuestas anteriormente, al incluir la
opción de “un solo número seriado”, que por otro lado es más práctico,
sencillo y aplicable a todo tipo de colecciones, museos y usos.
En cuanto a las fichas de inventario general exponen que tienen que
reflejar la identidad del objeto, su situación, su propiedad y establecer su
historia como objeto. Proponen un sistema de documentación a base de fichas
para el inventario general y otras complementarias para los catálogos, estas
fichas tendrían unas características concretas7, se harán por duplicado por
motivos de seguridad y se confeccionarán con nueve conceptos(Fig.-1) que son
los mínimos establecidos por el CIDOC/ICOM8, pudiendo añadir otros que se
crean oportunos. La creación de una ficha universal, se considera un paso
importante en esta ciencia documental que nos ocupa, pues unifica criterios
y actuaciones que facilitan a su vez la intercomunicación de una forma
sencilla entre instituciones museísticas.
Los datos que proceden de un objeto, si se reúnen bajo una división
determinada, es decir; si se catalogan, facilitan el acceso a la información
en un museo, siendo muy útiles para el manejo de las colecciones. Según
dichos autores, un museo puede tener de uno a treinta catálogos, pero se
establecen como mínimos dos: el topográfico o de ubicación y el de
clasificación genérica. No se comparte la idea del manejo de los catálogos
por un sistema de colores como proponen, pues entre profesionales es algo
que está de más.
Para S. Stone9, la función de la documentación es esencial para: -hacer
posible un manejo efectivo de las colecciones, -formular políticas de
adquisición de obra y -para hacer factible que las colecciones sean
investigadas y publicadas. Se puede apreciar que en esta definición no se
incluyen tareas tan relevantes como las expuestas por otros autores10.
Desde lo años sesenta, los museos han sentido de forma más acuciante la
necesidad del uso de un sistema de documentación para sus colecciones,
debido al interés de profesionales y estudiosos de la museología, y por otro
lado, también al incremento de los robos en los museos. Se hace pues
necesaria la aplicación en éstos y sus colecciones, de sistemas de
documentación apropiados11 , el que propone, se basa en la utilización de
una documentación inicial derivada de la entrada del objeto al museo, la
existencia de una documentación específica sobre el objeto con referencias
de todo tipo y por último una de documentación de control de movimientos y
localización de piezas. Aclara igualmente que no hay un sistema de
documentación que pueda aplicarse a todos los museos y objetos, afirmación
con la que no se está de acuerdo, pues se considera que la aplicación de
sistemas universales, ayudan a facilitar el intercambio de información entre
instituciones, lo cual conduce a la simplificación del manejo de dicha
información entre ellas y propicia la cooperación y el desarrollo. Para
poner en marcha el sistema que propone, es necesario que un miembro de la
plantilla del museo se encargue de la documentación, en museos pequeños esta
función la asume el conservador12 . La actividad de registrar incluye: -el
desarrollo del sistema, -actualizaciones manuales, -la asignación de números
iniciales y de acceso a los objetos, -el control de los movimientos del
objeto dentro y fuera del museo, -el establecimiento de la terminología
estandarizada, -la actualización de catálogos y registros centrales y
Departamentos del museo, y por último -El control de la seguridad de los
documentos para salvaguardar la información por medio de duplicados.
Asimismo explica el proceso de registro de un objeto(Esq.-1.3) en cuatro
pasos: 1 -El objeto entra al museo, necesita una documentación inicial y se
le asigna un número seriado asociado a la información sobre el objeto, el
cual se asienta en un diario o libro de registro inicial compacto y
columnado con tres copias para: -el depositario, -el objeto y -el expediente
del museo. 2- El museo adquiere propiedad del objeto, se le da un número de
acceso y se le sigla, este número será el único dado a ese objeto en la
colección y no se debe volver a usar aunque el objeto se pierda, aconseja
que el mismo se componga de la fecha de adquisición y el prefijo o sufijo
del código de Departamento al que pertenece dentro del museo(letra
código)13.3 -Se crea un registro permanente de datos sobre el objeto donde
se acumula información como: -tratamientos de conservación, -documentos
fotográficos, -movimientos del objetos, etcétera, de este registro sale la
información para la realización de catálogos y fichas. 4 -Se usa y explota
el registro cuyos índices ordenan uno o más aspectos de los catálogos. El
MDA recomienda que se usen de manera manual.
El museo ha de tener uno o más catálogos descriptivos sobre las colecciones
e índices que actúen como directorios de dichos catálogos, los conceptos más
comunes por los que se crean son: -nombre del
-Esquema 1.3 Proceso de registro de un objeto según Sheila M. Stone
-El objeto entra en el museo -Se le asigna un
núm. seriado
-Se asienta en el libro de registros
PROCESO DE
-El museo adquiere propie- -Se le da al objeto dad del
objeto un núm. de acceso
REGISTRO DE -Se sigla el objeto
UN OBJETO
-Se crea un registro perma-
nente de datos del objeto
-Se usa y explota el registro
-Control de la información -Revisión y
actualización de catálogos e índices
objeto, -periodo histórico, -nombre de colección, -donador, -localización,
etcétera. Después de estos cuatro pasos recomienda proceder al control de la
información, es decir; revisar y actualizar los catálogos e índices. Este
sistema es muy preciso, concreto y práctico, sobretodo enfocado a los museos
del mundo anglosajón.
1.1.3- La década de los noventa; la documentación como técnica
especializada.
Sobre el rol de los archivos y las tareas en la que éstos pueden ayudar en
el museo, expone K. Hartt14 como las más importantes: a-Organizar, b-Ayudar
a tomar decisiones al director, conservador o administrador, c-Revisar lo
ocurrido en el pasado(por ejemplo políticas pasadas del museo), d-Apoyar a
la investigación y e-Colaborar en preservar las tradiciones, héroes
institucionales y valores comunes asociados a un museo específico. En el
futuro la función de los archivos de arte, será establecer políticas de
desarrollo de colecciones y definir que parte del mismo debe nutrirse de
éxitos internos y que parte de fuentes externas. El futuro archivo tendrá
como materiales de
soporte: -videos, -fotografías, -dibujos, -cintas, -disquetes, etcétera,
éste no se constituirá sólo de escritos y será una herramienta para acercar
las colecciones al público y aplicar técnicas de tasación a la obra de arte,
basadas en valores legales e históricos, para lo cual será necesario la
aplicación de nuevas tecnologías. Se puede observar que esta autora
determina una serie de funciones no expuestas por otros autores
anteriormente, relacionadas con la toma de decisiones, la preservación de
tradiciones y héroes institucionales que son de gran interés e importancia.
En el manual de museología presentado Luis Alonso Fernández15, defiende la
importancia de documentar dentro de las funciones convencionales del museo,
la cual requiere de las tareas de: -registro, -inventario y -catalogación,
éstas deben de enmarcarse en un sistema de documentación para museos basado
en las recomendaciones de UNESCO/ICOM16, de esta manera al igual que otros
autores como E. Porta entre otros, aboga por el uso de una ficha universal.
Registrar es inscribir con un número a un objeto que entra al museo, del
registro derivan: -el inventario general y -los catálogos, para ésta función
se utilizará un libro de registro de obras en propiedad con nueve atributos
y otro de depósitos con catorce(Esqs.-1. 4 y1.5). Sobre dichos libros, se
puede señalar que es muy oportuno, el uso de uno para depósitos y otro para
obras en propiedad; separar en dos libros el registro de la obra es una
práctica que puede evitar errores y aportar más claridad sobre los datos
asentados que poseemos sobre las obras. Se puede observar de igual manera,
que entre los conceptos que propone para el libro de registro de obras en
propiedad, no cuenta con uno que se considera de máxima importancia, que es
el de estado de conservación. De igual manera, el libro de registro en
depósito no posee atributos de identificación de la pieza como: núm.
inventario, núm. expediente...., restando manejabilidad a la propuesta, por
el contrario, son enriquecedores algunos conceptos que utiliza
como: -contrato, acta o documentación, -plazo o clase de
depósito, -seguros, -cancelación .....
Esquema 1.4 Libro de registro de obras en propiedad(Alonso Fernández L.)
1-Núm. de entrada del objeto en propiedad 5-Descripción, naturaleza y
2-Fecha de ingreso título del objeto
6-Dimensiones
3-Núm. de inventario general 7-Forma de ingreso en el
museo
4-Autor o procedencia del objeto 8-Núm. de expediente
9.-Observaciones
Esquema 1.5 Libro de registro de obras en depósito (Alonso Fernández L.)
1-Núm. de orden 9-Plazo o clase de depósito
2-Fecha de depósito 10-Seguros
3-Autor o procedencia del depósito 11-Cancelación de depósito
4-Título o naturaleza del depósito 12-Acta u otra
documentación
5-Dimensiones 13-Retorno
6-Entidad depositaria y lugar de 14-Otros datos
depósito
7-Contrato, acta u otra documentación
sobre la recepción del depósito
8-Propietario del depósito
El inventario es un listado de la totalidad o parte de los fondos del
museo, su finalidad es identificar los objetos y conocer los fondos con
independencia de su significación científica o artística para éste se
utilizará un modelo de inventario general con diecisiete conceptos(Esq.1.6),
con soportes para su desarrollo como: -libros, -fichas manuales o -soportes
electrónicos. El inventario que sugiere, es más rico en datos sobre el
objeto que el modelo Schommer. Utiliza una misma ficha para depósito que
para obras en propiedad, actuación que puede llevar a confusiones, errores y
archivos poco claros y complicados de manejar. Comparado con el inventario
universal ICOM, se observa que no incluye datos como: -nombre del
museo, -fuente de ingreso y -historia del objeto, sí utiliza otros que no
recomienda el ICOM que se juzgan como aportación positiva como: -núm. de
negativo fotográfico, -estado de conservación, -precio y -núms. de
catálogos: monográfico, sistemático y topográfico.
El control de estas funciones implica la necesidad de un departamento de
registro dentro del museo, se considera que esta idea está muy lejos de la
realidad de la mayoría de los museos, que se manejan con bajos recursos
económicos. Este departamento es el que ha de manejar los movimientos de las
obras tanto exteriores como interiores a la institución, para lo cual se
auxiliará del uso de ordenadores. La catalogación e investigación de los
objetos de las colecciones de un museo, es labor de los conservadores, los
catálogos pueden ser: -1 -Topográficos o de ubicación de las obras que
contienen datos como: -la influencia del medio. -la instalación : -si la
obra está expuesta en salas permanentes, en qué sala, pared, panel, -si está
en almacenes.. en qué armario, anaquel vitrina etc.
Esquema 1.6 Inventario general(Alonso Fernández, L.)
1-Núm. de orden 9-Núm. de negativo fotográfico
2-Núm. de registro de entrada ...en 10-Datos descriptivos y
propiedad/en depósitos complementarios 11-Forma de
entrada en el museo
3-Autor o procedencia del objeto 12-Precio
4-Título de la obra o denominación 13-Fecha de ingreso según la
naturaleza de la misma 14-Expediente núm...
5-Materia, procedimientos y técnica 15-Catálogo sistemático(datos y
núm.)
6-Dimensiones 16-Catálogo Monográfico, núm...
7-Peso 17-Catálogo Topográfico, núm. y
8-Estado de conservación referencia topográfico
2. Sistemático, su fin es dar a conocer los objetos del museo en relación a
su cuadro artístico, arqueológico, histórico, etcétera, y resulta de la
clasificación de los objetos en un museo según un orden científico.
3 -Monográfico, es el expediente científico de cada obra en el museo, debe
resumir los contenidos de los demás catálogos y necesita un soporte manual:
archivos, ficheros, carpetas, etcétera, donde incluir documentos gráficos e
imágenes sobre el objeto. 4 -El razonado o critico, clasifica
científicamente las obras del museo, las describe, discute y desentraña su
historia, éste consta de tres partes: -características
generales, -desarrollo profundo de todos los aspectos de la obra(es el
catálogo en sí) y -un apéndice documental, que puede
ser: -cronológico, -temático, -por materias, -orden alfabético o -por
autores de sus obras. La clasificación de catálogos que dicho autor expone,
es muy completa y funcional, añadiendo dos tipos de herramientas que como
objetivo principal tienen el estudio del objeto que son el catálogo
monográfico y razonado. El uso de estos catálogos se piensa que es una
manera de enriquecer documentalmente una colección y la información sobre la
misma.
Alberto Salazar17, habla de la documentación de los museos y de la
información electrónica. Registrar, investigar, conservar y difundir
conllevan acumulación de información valiosa en el museo, ésta cada vez se
hace más compleja en su consulta y análisis. La computación facilita el uso
de la información que se ordena en archivos de trabajo, éstos se entrelazan
electrónicamente a través de un campo-llave; cada uno de ellos es un
expediente distinto: -un inventario, -un catálogo, -una exposición,
etcétera. El campo-llave corresponde a una clave numérica, alfabética o
combinada. La base de datos contiene diversos campos de información, tales
como los numéricos, alfanuméricos y los memos18, en estos últimos se puede
capturar grandes extensiones de texto, por lo que nos da una información más
completa de dictámenes, investigaciones, informes de restauración, etcétera.
En cuanto a la administración y documentación de colecciones en
Méjico, la panorámica del país según este autor, es la siguiente: El
Instituto Nacional de Antropología e Historia(INAH) y el Instituto Nacional
de Bellas Artes(INBA), han inventariado gran parte del patrimonio cultural.
En 1975 el INBA inició lo que se desembocó en el CENICIAP y otros Centros de
Documentación. El INAH sigue realizando sus inventarios y registros, junto
con el Centro de Documentación Museológico creado por la Coordinación
Nacional de Museos y Exposiciones(CNME). Se enjuicia como de poco acertado
el poner en manos de dos instituciones arbitrarias los asuntos relacionados
con el patrimonio de un país, porque tal centralización puede
despersonalizar el museo y las instituciones, y no potencia las ideas
particularizadas de los mismos. En cuanto a documentación orgánica de los
objetos museográficos en este artículo de la revista Gaceta de museos,
muestra un esquema muy interesante sobre las fichas y contenidos del
inventario, registro y catálogos, recogido de -Dudley, Dorothy H. et al.
Museum Registrations Methods. Washington, D.C. American Associations of
museums. 1979.(V. Apéndice A)
Francisca Hernández19, plantea la documentación con una visión utilitaria,
la cual debe tener tres características: -fiabilidad, -flexibilidad
y -economía. La fiabilidad se entiende como la capacidad de asegurar
cobertura en todos los procesos documentales, la flexibilidad es la
posibilidad de adaptase a diversos museos y colecciones, y la economía se
refiere a que debe ofrecer acceso a la información en el menor tiempo
posible. Analiza el sistema de documentación español definido en las normas
recogidas en las Instrucciones para la redacción del inventario general,
catálogos y registros en los museos servidos por el Cuerpo Facultativo de
Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos de 1942, según éstas se diseña el
modelo de los siguientes repertorios: 1 -El inventario general, que
identifica cada uno de los objetos del museo, utiliza numeración
correlativa, las fotos se numeran a parte y tiene como atributos: -nombre
del objeto, -materia, -dimensiones, -peso y -forma de ingreso entre otros,
2-El catálogo sistemático, que aporta datos específicos de la obra y sus
características artísticas, científicas e historias, sus fichas se ordenan
según criterios cronológicos, 3 -El catálogo monográfico, que aporta datos
sobre trabajos y estudios de una pieza, incluye bilibiografía y referencia
de trámites de conservación, y 4 -Los libros de registro, cada museo tendrá
dos, de entrada de objetos en propiedad y en depósito, sus datos
serán: -fecha de ingreso, -número de entrada, -número de inventario
general, -descripción, -dimensiones, -estado de
conservación, -procedencia, -forma de adquisición, -número de expedientes
y -observaciones. Se considera que este sistema es incompleto al no incluir
los catálogos topográficos y razonados.
Asimismo propone que el sigilado de objeto o marcaje la técnica del
Micro-trace20, esta es una idea poco realista pues la gran mayoría de los
museos no tienen ni equipo ni recursos para siglar sus piezas con este
sistema, sin embargo se reconoce que es un avance tecnológico que deben de
tender a implementar las instituciones que manejan el patrimonio.
Sobre el libro de registro propone un modelo parecido al ya propuesto por
otros autores: encuadernado, apaisado, numeradas sus página y en el que los
datos de la pieza queden en una sola línea. Sobre el inventario o
ficha-inventario, aconseja que sea según las indicaciones del CIDOC/ICOM(ya
aconsejado por otros autores)(Fig.-1). Sobre los catálogos menciona que los
más útiles son los topográficos y los de clasificación genérica, afirmación
ya mencionada por E. Porta y que no se comparte pues también se consideran
básicos el monográfico y razonado. Como elementos imprescindibles para la
documentación señala la fotografía que ayuda a identificar al objeto, ésta
debe de colocarse en la ficha de inventario, y a su vez guardarse en un
archivo de imágenes y tratarse con el método adecuado para su
documentación, el que propone es muy útil y consiste en: 1-Registrar la
entrada de la fotografía para su documentación, 2-Realizar una copia para
consulta sobre película de poliester que es de bajo costo. 3-Instalar el
material original colocándolo en archivadores de imágenes que irán sobre
cartulina y se archivarán con un número de registro igual al de las piezas.
Y 4-Clasificar las copias por materias, temas, autores etc.
Sobre la informatización de colecciones, expone que sus objetivos son:
cubrir las necesidades internas del propio museo, ampliar el acceso y uso al
público y establecer sistemas integrados de información con otros museos. La
aplicación de la informatización a museos empezó en los años setenta con
Chenhall21. Ante la informatización de colecciones muestra una concepción
utilitaria, práctica y realista, afirmando que antes de aplicarla a un
museo, hay que realizar estudios de volumen y naturaleza de sus fondos,
elaborar programas de necesidades y objetivos, contar con personal
cualificado, medios económicos y revisar las experiencias de otros museos
donde se ha aplicado.
Hay varios ejemplos de la aplicación de la informatización a museos
españoles. El museo de Cuenca, ha informatizado sus catálogos e inventarios
de sus fondos arqueológicos, etnológicos y de bellas artes. El museo de
Antropología, elaboró un sistema con dos accesos independientes de la base
de datos, uno para el uso interno y otro para uso del público. El Patrimonio
Nacional Español, ha elaborado un programa llamado Plan Circe(v. Apéndice
B), que es un programa integrado de documentación informatizada. La
organización básica es independiente para cada uno de los tres programas que
se denominan: 1 -Plan Goya para los bienes muebles históricos, 2 -Plan Clío
para el patrimonio documental y 3 -Plan Ibis para el patrimonio
bibliográfico. De la experiencia del plan Goya se configuró un modelo de
registro de 119 campos que recoge informaciones del objeto como: datos del
inventario, catalogación, investigaciones, restauraciones, gestiones,
etcétera. A partir de estos datos se confeccionó una ficha de inventario con
campos como: asignación de número, marcaje con código de barras, medidas,
fotografías, etc. El museo Arqueológico español realizó un ficha con campos
propuestos por distintos Departamentos que a su vez se contrastaron con las
bases de datos de algunos museos americanos y europeos para dejar abierta
una posible conexión futura; el resultado fue una ficha con 46 campos. Este
museo también se integró en una red electrónica europea de museos, por la
cual el visitante puede acceder a su información desde otros museos de la
red22.Este tipo de planes se estiman positivos pues suponen un avance hacia
la consecución de técnicas y procedimientos universales, de los que se
desprenden actuaciones enfocadas a la unión de criterios e intercomunicación
entre instituciones.
Andews Roberts23, describe los distintos usos de las microcomputadoras en
los museos y las normas para asegurar su compatibilidad y el intercambio de
información electrónica. Afirma que entre las aplicaciones que éstas tienen
se encuentran: -la administración, -la automatización de oficinas, -en
colecciones y -en investigaciones; en estas dos últimas aplicaciones, es
donde se encuentran la documentación referida a museos y los programas para
su público. En cuanto a normas para su uso, se apoya en el informe
“developments in international museum and cultural heritage information
standars; an introduction” publicado por el CIDOC/ICOM y el AHIP24 . Entre
dichas normas se encuentran las de datos referidos a: a-La estructura de los
datos o diferentes campos que se pueden utilizar para registrar la
información. b- Al contenido de los datos o las convenciones sobre la manera
de introducir éstos en los campos, incluyendo reglas de catalogación y
convenciones sintácticas. c - A los valores de los datos y los término que
se pueden utilizar en dichos campos. También trata las normas sobre los
procedimientos de documentación, éstas abarcan temas como el registro de
piezas, la organización de préstamos dentro y fuera del museo, la
preparación de exposiciones temporales y la supervisión de los movimientos
de las piezas. El CIDOC/ICOM a nivel internacional cuenta con dos grupos de
trabajo encargados de formular normas sobre el tratamiento de datos en
ordenadores provenientes de colecciones, éstos son: el grupo de trabajo
sobre modelos de datos y el grupo de trabajo sobre normas relativas a datos
y terminología.
Con el propósito de ayudar a los museos a dar un salto a la informatización
Jane Sledge25, jefa del Centro de Información Museológica UNESCO/ICOM,
elabora un resumen de las fuentes de información básicas necesarias para la
introducción a las computadoras en los museos, como apoyo a todo tipo de
labores. Entre los proyectos y organizaciones que menciona destacan: ALTF,
CHIN, CIMI, AHIP, CIDOC, MNC, MDA entre otros. (v. Apéndice C).
David Bearman26, cuenta como en los años sesenta los museos incorporaron
las computadoras para recuperar y suministrar información sobre sus fondos.
Más tarde aparecieron las minicomputadoras seguidas de las microcomputadoras
en los años ochenta. Actualmente ayudan a las tareas que siempre se hicieron
manualmente, pero con más rapidez y facilidad, y se están instalando
soportes lógicos especializados para la gestión de colecciones. Las
computadoras en un futuro se utilizarán para visualizar y telecomunicar,
esto aplicado al museo, provocará su alteración como institución cultural
mucho más radicalmente que en otras épocas desde la creación de los
gabinetes de curiosidades de finales del s. XVIII. Ésto llevará según dicho
autor a la invención de un nuevo medio de comunicación que estará acompañado
de una nueva alfabetización27. Los museos tendrán que hacer frente al
desafío planteado por la reinvención de la alfabetización. Toda
documentación anterior de nuestra cultura, será inaccesible, excepto para
los expertos en textos, y la documentación de los objetos será capturada en
nuevos formatos. No se coincide con esta afirmación, pues no se considera
que el avance en esta ciencia tenga que ir unido necesariamente al abandono
del texto como medio de comunicación, sino que por el contrario éste puede
seguir siendo una herramienta valiosa para la documentación del objeto.
Ante todo este cambio en el manejo de la información de los fondos de un
museo, es aconsejable: 1 -Que los administradores de los museos documenten
sus colecciones en los nuevos soportes: grabaciones de imágenes y sonidos
computerizados, videos, en formatos numéricos normalizados, ... entre
otros28. 2 -Que se establezca un marco legal para administrar los derechos
de los datos numéricos que constituyen los bienes culturales que han de
protegerse por medio de derechos de autor y licencias, para que no ocurra
que posibles usuarios hagan negocio con centenares de museos, éstos en
último término tendrán que cooperar para distribuir sus imágenes más allá de
los confines del museo y de este modo entrar en hogares, escuelas, oficinas,
etcétera. El segundo punto se juzga como observación por parte de este autor
a tener en cuenta, pues el uso de la informatización en museos puede llevar
fácilmente a la piratería de imágenes, informaciones, etc., que no se evita
si no es con una legislación pertinente.
Brian Wallace y Katherine Jones-Garmil29, hablan del internet como canal de
intercambio cultural que para el museo supone un acceso a la información más
rápido y sencillo. Dicha información puede ser desde datos a imágenes
multimedia pasando por voces, videos, hipertextos, etc., por lo que es un
medio muy importante de intercambio cultural, el cual necesita del manejo de
una serie de términos o herramientas como: e-mail, ftp, gopher, mailing
list, telnet ,...entre otras. Una manera de participar en internet es
mandando y recibiendo mensajes electrónicos, que se transfieren a cualquier
parte del mundo, para esto existen listas de discusión sobre tópicos
determinados, es decir grupos de usuarios que se intercomunican entre si
para hablar sobre un tema de su interés30. Para información de fuentes de
internet.(v. Apéndice D)
1.1.4-Algunas experiencias al respecto.
Una de las actividades que han llevado a cabo los organismos
internacionales en apoyo al museo, es la de aplicar sistemas de
documentación, proyectados para regiones y países pertenecientes al mundo
del subdesarrollo y que pasan por situaciones políticas delicadas que ponen
en peligro su patrimonio cultural a causa del robo, tráfico ilegal de bienes
, descuido ... Estas experiencias, son positivas pues de alguna manera ponen
en tela de juicio en foros internacionales dicha problemática, pero también
son cuestionables en cuanto a que no está muy claro el límite entre
experiencia y experimento. Por otro lado, implantar un sistema de
documentación del patrimonio cultural en regiones donde aun dicha necesidad,
no ha sido ni madurada ni digerida por el hombre, es un error; para que sea
un procesos efectivo debe de ocurrir que primero se asimile la necesidad y
como reflejo de ésto, se desarrollen e implanten sistemas y no al revés.
Entre dichas experiencias destacan las realizadas en el continente africano,
en Oceanía y en ciertos países del este de Europa.
Una experiencia muy interesante en cuanto a la aplicación de sistemas de
documentación, fue la de informatización de los inventarios de las
colecciones de los museos de África, llevada a cabo dentro del programa
AFRICOM31por Valerie Chieze, quién coordinó dicho proyecto en la Secretaría
del ICOM(International Council of Museums), con el apoyo del SIDA(Swedish
International Development Authority), en colaboración con el Comité
internacional para la Documentación del ICOM(CIDOC/ICOM)8 y financiado por
el ACCT (Agence de cooperation culturelle et technique) y el Ministerio de
Cooperación y Desarrollo Francés.
Debido a la ausencia de inventarios de colecciones de la mayor parte de los
museos africanos, y la situación de deterioro de las colecciones a causa de
saqueos, tráfico ilegal y falta de personal especializado; se recomienda:
1-Que cada museo elabore un inventario sistemático de sus colecciones, 2-Que
el inventario se realice con fichas museográficas normalizadas para todo el
continente, elaboradas tras estudios hechos por organizaciones
internacionales como ICOM(International council of museums) y WAMP(the west
africam museum proyect) entre otras, 3 -Que el inventario manual sirva de
base para la lucha contra el tráfico ilegal de bienes, para permitir el
desarrollo de actividades como la investigación, conservación y exposición
de obras y para favorecer el intercambio de información entre museos del
continente. Los objetivos de este programa son: a-Normalizar la información
para favorecer el intercambio entre museos y b- Formar profesionales de los
museos que a su vez formen a otros de la región. En 1993 el ICOM se reúne
para normalizar los datos y se elabora una lista de categorías de
información que se incluirá en los inventarios de los museos y la
elaboración de las listas de terminología que utilizaron.
Otra experiencia interesante fue la llevada a cabo por Peter Gathercole32,
autor que inventarió los objetos etnológicos de Oceanía y demostró hasta que
punto el conocimiento dimanente de los inventarios puede llegar a definir el
patrimonio cultural, a ayudar a elucidar problemas, y a contribuir a
acrecentar la comprensión sobre los pueblos. Para realizar su programa
procedió en dos fases: 1-La determinación de la ubicación de los objetos que
estaban dispersos por todo el mundo y 2 -El registro detallado de los
mismos, y toma de datos del objeto como: -medidas, -características
morfológicas, -fotografías, -documentación de referencia...
Los resultados del estudio fueron: 1-Demostrar que es posible realizar un
inventario detallado de este tipo, 2-Mostrar que a veces se puede
reconstruir una importante documentación histórica, 3-Revelar la
insuficiencia de las formas de documentación en los museos sobre todo en el
método de clasificación de los objetos(por ejemplo encontró que había
objetos que se denominaban de varias maneras). Y 4-Que el conocimiento de
las realidades culturales de la región es el mejor instrumento para la
comprensión de dicho patrimonio.
Tras realizar el inventario de las colecciones de Oceanía y tener un punto
de vista mas amplio sobre el tema, Gathercole llega a la conclusión de que
dichas piezas esparcidas por el mundo, deberían ser restituidas a su lugar
de origen, para que la sociedad a la que pertenecen, ejerza el derecho a
definir la historia y la naturaleza de su propia identidad cultural.
Znek Lehart33, trabajó desde 1987 en la creación de un sistema de
documentación de colecciones del museo Moravo de Brno de la antigua
Checoslovaquia, y nos cuenta que en 1963, el Ministerio de cultura
checoslovaco estableció una ficha de catalogación universal para cualquier
tipo de colección, ésta constaba de tres copias: -una se archivaba por
número de inventario, -la segunda por orden sistemático y -la tercera era
copia de seguridad, las fichas eran sencillas y no describían correctamente
al objeto.
En el museo Moravo Brno se creó un Centro de computo en 1986, en éste se
preparó el sistema automatizovany informaci system muzei(AISM) para
documentar colecciones, que se fundamentó en el análisis de la situación
general y de las necesidades básicas de los museos y su personal, éste se
diseñó con un sistema de base de datos relacional dBase, que más tarde se
pudo pasar a PC de IBCM con sistemas operativos MS-DOS y dBase IV. El
problema fue el encontrar una estructura de archivo adecuada para todos los
fines posibles, fácil de utilizar y que funcionase con dBase. Se decidió
crear una estructura de archivo universal para todo el tipo de colección,
unificar campos a nivel general y a nivel Departamentos y se dio libertad de
añadir otros específicos según las necesidades del administrador, científico
o conservador, así como para las colecciones especiales. Se preparó la
estructura modelo de registro o ficha para los principales Departamentos, de
esta manera, este sistema ofrece ayuda normalizada, tablas de codificación
de archivos de terminología y tiene dos objetivos: -simplificar las
manipulaciones para usuarios con menús sencillos y -proporcionar funciones
predefinidas de comprobación, verificación y evaluación de datos.
Tras este sistema, se utilizaron otros alternos como: Vlastivedne Muzeum
Ceska Lipa(VCML MECLO), Automatizovang Muzejny Informancy System(AMIS),
MUZEUM creado en el Nrodni Technike Muzeum de Praga y PEAR-PREHLED SBIKE,
creado para la Moravská Galerie de Brno. De igual manera se realizó un
proyecto de documentación de seguridad puesto que con la desaparición de la
URSS y la caída del telón de acero, se incrementaron robos y saqueos de
objetos artísticos, por lo que cada objeto se catalogó con una descripción
básica y unívoca, y una imagen de gran calidad digitalizada. Los datos se
integraron a la base de datos central de Moravské Zemské Muzeum. En caso de
robo los datos de textos e imágenes se transferían por módem a la red
computerizada de la policía para que estuvieran disponibles inmediatamente
en los centros de policía y aduanas.
1.2 -Conceptos sobre la documentación de colecciones
El origen de todo sistema de documentación de colecciones es el objeto
artístico, el cual posee dos aspectos: uno material y otro estético 34 . En
cuanto a lo material hay que tener en cuenta los procedimientos artísticos
que le han configurado, su producción que depende de los sistemas de cada
momento y cultura, y los signos culturales y documentos históricos que están
inherentes al mismo.
El objeto se destruye cuando ya no sirve, o se conserva de forma privada en
colecciones o pública en museos. El coleccionismo tiene su razón de ser
porque: -demuestra que la posesión de la obra es exclusiva y no
compartida, -es expresión de poder dominante en la sociedad(el clero, la
burguesía, el capitalismo etc.,) y -es el que impone todos los valores
sobreañadidos de los objetos de arte como antigüedad, autoría y precio. El
museo por contra es el heredero de las valoraciones del coleccionismo, éste
se explica por otro tipo de factores sociales y científicos, entre los que
se encuentran la socialización de los bienes reales, la venta de bienes
eclesiásticos, descubrimientos arqueológicos, etc. y tiene que ver más con
la gestión social de los objetos35 .
La colección es un grupo de objetos unidos por una razón concreta, que se
debe a la similitud en la naturaleza de los objetos o por haber sido
recogidos por una misma persona o grupo, o por estar asociados a un lugar o
acontecimiento determinado, ésta puede tener muchas o pocas piezas. Un
museo puede contener una o diversas colecciones. Algunos autores se atreven
a sugerir un listado de tipos de objetos a coleccionar, algunas veces
ofreciendo una visión enciclopédica del museo36 .
El conservador forma parte del personal técnico del museo, éste maneja y
gestiona las colecciones, debe estar profesionalmente preparado en materias
propias de la naturaleza de las colecciones para poder emitir juicios y
resultados con garantías, también ha de trasmitir esos resultados con
precisión terminológica y conceptual. Su formación ha de ser rigurosa en
museología, ciencias histórico-artísticas y en técnicas y procedimientos
artísticos empleados en diversas épocas, en particular las referidas a la
colección que maneja.
La forma de ingreso de un objeto a un museo, es uno de los datos más
importantes en el proceso de registro.v.cap.I.1.(v. Apéndice E). El registro
es un índice, listado o libro para el control de las entradas y salidas de
las obras de arte en un museo, a éstas se les registrará dándoles un número
de orden correlativo que se recomienda sea sencillo. Los tipos de registros
son muy variados y podemos encontrarlos con soportes tales como hojas lisas
o cuadriculadas, escritas a mano o coleccionadas, o hojas con membrete del
museo y con los conceptos impresos a máquina, o en los libros de oficina
impresos o rayados a mano con hojas cosidas y numeradas. El libro de
registro, es el que refleja las altas y bajas de las piezas en el momento en
que se producen, así nos aseguramos de asignar un número a cada objeto, éste
tendrá como soporte el papel de alto gramaje, ph neutro(no ácido) de formato
apaisado para que quepan todos los datos y estará encuadernado. Sus páginas
irán numeradas sólo las segundas y los datos se anotaran rigurosamente en
cada interlineado. Los atributos que se recomiendan que contengan, varían
según los autores. En un museo deberá de haber dos, el de obras en propiedad
y en depósitos, como ejemplos se ilustran los libros utilizados por el
sistema estatal del museos españoles .(Figs.-2 y 3).
El número de registro se ha de siglar o marcar al objeto, su colocación
relaciona permanentemente el objeto con sus registros y documentos. Como
normas para el siglado básicas se han de considerar: que el número debe
colocarse siempre en el mismo lugar en caso de objetos similares, que
siempre que sea posible se pondrá en la parte inferior derecha de los
objetos, y que nunca se pondrá en lugares que reciban presión o fricciones,
ni en partes que puedan ser desprendidas o que hayan sido restauradas. Hay
dos corrientes que opinan que el número ha de ser visible o no, si no es
visible mejora el aspecto estético de la exhibición pero hay que tocar el
objeto y remover vitrinas cada vez que queremos visualizar el número, no
verlo es más estético pero menos práctico. Son diversas las técnicas de
marcaje convencional, actualmente se está utilizando un nuevo procedimiento
llamado micro-trace20.
Los tipos de numeración que se pueden dar a una pieza son : de un solo
número seriado secuencialmente, de dos números o número de control y de tres
números o número de catálogo, se puede aplicar también un sistema
alfanumérico(Fig.-4) que se utiliza cuando el museo tiene colecciones
separadas físicamente por estar en edificios distintos, de igual manera
funciona para museos cuyas colecciones son muy especializadas, éste no es
muy recomendable pues puede llevar a confusión.
La ficha de inventario es el instrumento más importante de un sistema de
documentación v. cap. I e ilustraciones de los utilizados por el sistema
estatal de museos españoles y por el INBA de Méjico(Fig.-5 y 6), sus fichas
han de cumplimentarse con rigor pues de otra manera pueden perderse datos de
la pieza para siempre, también es necesario ser riguroso en la terminología
a usar para no dar diferentes términos a un mismo objeto y así evitar
confusiones. Tanto para el registro como para el inventario son susceptibles
de utilizar como soportes: libros, fichas manuales o soportes tecnológicos
avanzados(ordenadores).
El catálogo es la ordenación de la totalidad de una parte de los datos de
un museo, estableciendo una categorías previas. Pueden existir tantas clases
de catálogos como se desee: de artistas, de nombres de objetos, de situación
del museo etcétera, éstos se utilizan para facilitar el servicio de los
sistemas de documentación y para tener acceso más fácil y rápido a las
informaciones que se usan más a menudo, y pueden ser: topográficos,
sistemáticos, monográficos y razonados o críticos v. cap. I, se llevarán a
cabo con fichas-catálogo7. Los que se toman como ejemplo en este estudio
son: la ficha catálogo general del Museo Franz Mayer de México D.F. y el
catálogo sistemático del Museo Arqueológico Provincial de Burgos.(Figs.- 7 y
8).
Los archivos fotográficos se harán para guardar y localizar fácilmente las
fotografías-documento de las obras: detalles de procesos de restauración,
traslados, testimonios de la obra en su lugar de origen, etcétera, éstas se
marcarán tanto negativos como positivos con un número que servirá para
almacenar los documentos en albumnes-archivadores. Se toma como ejemplo el
archivo fotográfico del Museo Arqueológico Nacional de España(Fig.-9).
La documentación administrativa se archivará en carpetas, y será de gran
importancia para el manejo de las colecciones. v. cap. I, ésta constará de
documentos referentes al objeto como: cartas, facturas, informes, documentos
privados de adquisición de obra y actas de depósitos y préstamo. Éstas se
ilustran con: 1-La ficha de Acta de depósito del Museo del Prado de España y
2- Con la ficha utilizada para préstamos por el Museo de la Academia de san
Carlos de Méjico.(Fig.-10 y 11).
El Departamento de registro tendrá como objetivo, la función y
mantenimiento al día de los archivos del registro de obras, y de su
catalogación, en éste se manejará un repertorio de ficheros entre los que se
encuentran: -el de obras de colección permanente, -ficheros de obras
prestadas, -ficheros de exposiciones temporales y -ficheros de prestadores.
A parte controlará la entrada y salida de las obras del museo, el embalaje,
transporte y seguro de las obras y el almacenaje y cuidado de las mismas.
La automatización de colecciones es una técnica muy reciente, además de
para documentar colecciones, es útil para otras tareas como el control
presupuestario del museo, la realización de fichas de los miembros del
museo, en las adquisiciones de préstamos de objetos y en el control de
exposiciones temporales, a su vez puede controlar la climatización, las
alarmas-antirrobo y contra-incendios y realizar estudios y análisis de
público. Pues así el uso de ordenadores es una herramienta muy efectiva
para la documentación, que irá precedida de una recogida de datos coherente
y fácil de informatizar. El primer paso es la recopilación de toda la
documentación necesaria para que su posterior uso en el ordenador no sea
complicado, con atributos que puedan utilizarse sin dificultad. Los
criterios de recogida de datos para su adaptación a un ordenador son: 1 -Que
la documentación que posea un determinado museo o colección sea realmente
estable. 2 -Que la documentación nueva no se efectúe sobre nuevos objetos
que entran en la colección y 3 -Que sea compatible la documentación
realizada en museos diferentes y sobre objetos similares. Los sistemas de
documentación de un museo deberían estar pensados para poder adaptarse al
uso de nuevas tecnologías.
CAPÍTULO II
EL PROCESO DOCUMENTAL
La obra de arte es tanto objeto artístico como documento, su proceso
documental es en sí un acto de comunicación en el que participan: -un
emisor, -un receptor, -un mensaje y un medio, es decir; un documentalista,
un usuario, un mensaje(el de la obra) y un documento.
En este capítulo se analizan las fases de la comunicación documental
museológica y los elementos que en ésta participan.
2.1- La obra y la percepción como documento
2.1.1- La obra artística y el documento
Incluso la captación sensorial más simple exige una transformación, el
sometimiento a un proceso de naturaleza compleja que llamamos percepción.
Por medio de este mecanismo el ser humano interpreta la realidad, partiendo
del hecho de que ésta y la que el hombre percibe deben diferenciarse, puesto
que el paso de una a otra necesita de unas trasducciones1 y el
desencadenamiento procesual que termina cuando el receptor del objeto
origina una representación mental del estímulo.
En la percepción, nos encontramos en primer lugar con la realidad -el
objeto artístico-, el cual se manifiesta en la materia o medio físico, que
necesita de la imagen para su expresión. Según Cesare Brandi: < La materia
como Epifanía de la imagen da entonces la clave del desdoblamiento... como
estructura y aspecto>, pues así la obra artística y concretamente la parte
matérica o entidad física de la misma que es con la que ésta se manifiesta,
presenta una parte -estructura-2 y otra -aspecto-3 . Estas dos
particularidades de la materia en la obra, son indivisibles y se presentan
como el anverso y reverso de una moneda, y es la imagen la que a su vez se
desdobla en una instancia histórica y otra estética dando a la obra la
calidad de lo artístico4.
La obra se convierte en un cúmulo de información, transformándose en
documento. De esta manera la voz romana -documentum-5, semánticamente se
estructura en conjunción con los verbos doceo y disco, ambos relacionados
con la difusión de conocimiento desde dos perspectivas distintas. Doceo
puede traducirse por -enseñar, instruir- es la difusión del conocimiento
dando más importancia al emisor o docente en la comunicación de ésta. Disco
significa -acción de aprender- dando más relevancia en el acto comunicativo
al receptor. Documentum deriva formalmente del vocablo doceo al que se le
agrega el sufijo mentum que aporta un sentido instrumental, de ésta forma
documentum designa al instrumento o medio utilizado para ejecutar la acción
de llevar a buen término el proceso global de transmisión de conocimientos.
En un proceso de comunicación, un sujeto actúa de emisor de información y
otro de receptor de la misma. Cuando la obra actúa como comunicadora de
información de diversa índole, ésta está haciendo la función de sujeto
emisor que transmite al receptor datos que éste desconoce. Así la obra se
convierte en el documento o documentum que adquiere los valores de ejemplo,
lección y modelo, utilizado en la doble acción de enseñar y aprender algo.
Este puede presentar diversos aspectos: 1-De ejemplo, modelo y 2-De
indagación de fenómenos sucedidos en el pasado. El el primer aspecto tienen
una connotación ético-moral, en el segundo el objeto artístico nos comunica
información de un hecho pasado6 . Por último el documento se presenta como
un medio e instrumento empleado por el hombre para conocer su pasado,
comprender su realidad presente y ayudarle a proyectar ese conocimiento en
acciones del futuro.
En la DRAE7 se reduce el significado de documento a: <Diploma, carta,
relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de
los históricos> o bien <Escrito en que constan datos fidedignos o
susceptibles de ser empleados como tales para probar algo>. El significado
actual de documento se ha alejado de el dado por la DRAE7 y se acerca más al
de instrumento ideado por la humanidad para facilitar la prolongación del
conocimiento alcanzado por las generaciones anteriores.
De lo dicho anteriormente se puede sintetizar que entre la obra artística y
el ser humano se produce una comunicación en la cual hay un traspaso de
información del emisor(obra) al receptor(ser humano), los datos aportados
configuran una enseñanza para el receptor en diversos aspectos de la obra, y
a su vez establecen un documento que compendia el conocimiento del ser
humano y sirve como espejo donde se refleja éste, quien puede ver su pasado,
presente, futuro y el estado en el que se encuentra.
2.1.2-La percepción y el objeto
Este proceso de comunicación no es inmediato, necesita de otro -la
percepción-, ésta se puede enfocar desde dos puntos de vista: -de la
psicología del arte y -de la epistemología o teoría del conocimiento de la
realidad. Abordando ésta desde la psicología del arte, se puede decir; que
la percepción no constituye una copia de los elementos del entorno sino que
precisa de una elaboración que parte de la captación de la imagen del objeto
por el ojo hasta su codificación por el cerebro, a éste respecto la
psicología de la gestalt nos dice que el proceso de percepción se produce a
través de la forma del objeto, afirmando en resumidas cuentas que la
percepción no es mera reproducción, sino elaboración activa que se plasma en
una buena forma o -gute gestalt-8 .Otros autores exponen que la captación
del objeto se produce por -la einfühlung-9 que en resumidas cuentas es la
vivencia del objeto por parte del sujeto mediante el sentimiento. La
estética de la información estima que la obra de arte se percibe como
información, en sentido mesurable, al respecto el valor informativo de una
obra vendrá dado por magnitudes como lo inesperado, la expectativa , la
probabilidad ....de información que apunta la obra al sujeto receptor. Esta
cantidad de información se determina en el bit10 , con el que se puede
averiguar el valor informativo de un objeto o documento. Asimismo distingue
en la obra de arte dos tipos de información que ésta genera:- de tipo
semántica, que puede expresarse por medio de signos, es traducible y lógica
y otra de tipo estética que licita sentimientos internos y no es traducible.
En cuanto a la epistemología o teoría del conocimiento, referente a la
percepción del objeto voy a destacar las siguientes propuestas :
-El purovisualismo. Hildebrand11, presupone que la obra es un símbolo visual
que se percibe por las formas, la visión y en sus distintas manifestaciones
por las que ha de describirse.
-La fenomenología. Husserl12piensa que se percibe el objeto por el fenómeno
y no por su esencia, para ello es necesario realizar una reducción
fenomenológica por la cual el objeto se lleva a su simple apariencia
sensible para poder ser observada, ésto permite un análisis de la obra que
consiste en: -su descripción, -su comprensión y -su explicación.
-El formalismo. Focillon13, expone que la obra se percibe por su forma y
dicha obra se reconoce por: -la espacialización de la forma, así puede ser:
bidimensional o tridimensional, -por la temporalización de la forma, así la
obra manifiesta una época, estilo...,-la materialización de la forma, en
unas técnica y materiales y -la espiritualización de la forma, que son el
conjunto de significados espirituales de cada artista, época, estilo...
-La semiótica. Mukarovsky14, la obra de arte es un texto que posee su
lenguaje y código propios. Ésta es un signo estructurado dotado de
autonomía. Esta obra-cosa funciona como un símbolo sensible y se percibe por
su representatividad o nivel sintáctico, expresividad o nivel semántico y
apelatividad o nivel pragmático.
2.1.3- La obra como documento
Una vez percibido el objeto artístico, el documento se manifiesta tanto en
sí mismo, como en la interpretación del mismo por el hombre al tratar de
documentarlo. La documentación es una aptitud perpetuadora e incitadora del
saber en todos sus ámbitos, apunta a la actividad humana que lo origina y
fuerza al análisis científico. Únicamente a través del conocimiento
exhaustivo y en profundidad del documento se puede afrontar el estudio
metódico de los procesos que conforman la actividad documental. Éste, no
sólo es el libro, sino manuscritos, revistas, diarios, propaganda, grafías,
fotografías, dibujos, planos, discos, cintas magnetofónicas, objetos,
monumentos y todo lo que sirva para informar sobre una materia y conocerla,
es la documentación sobre esa materia. ¿Y por qué una obra es documento?;
porque transmite información sobre su materia desdoblada en estructura y
aspecto, y sobre su imagen en cuanto a instancia histórica y estética. Y
debe de contemplarse en sí como documento la obra de arte en cuanto que
constituye un signo icónico15 que representa su misma entidad. Pues así, el
dato o información viene dado por el icono, y el receptor libremente puede
originar otros mensajes con lo que ese documento u obra le sugiera, y saber
buscar los mensajes que tácitamente le rodean. De esta manera se puede
decir que un objeto o pieza de museo es un documento, al designar
iconicamente su sustancia material, transmitiendo el mensaje de su mera
existencia, dando lugar a tantos mensajes simbólicos como el observador
origine a raíz de él.
Esta información, mensaje, icono o idea que evoque el objeto o documento ha
de registrarse en un soporte, éste ha de tener ciertas cualidades entre las
que se encuentran la estabilidad y accesibilidad para asegurar su
conservación, manejo y consulta, en cualquier caso las características de
dicho soporte vendrán dictadas por su uso.
Los tipos de documento16dependen de:-el soporte físico, -el mensaje y -la
posibilidad de transmisión de conocimiento sustentado en el documento y
actualizado por el proceso documental. A su vez el tipo de documento se
puede clasificar según : 1-La naturaleza del soporte, 2-El código empleado
en el mensaje, 3-Rigor científico del mensaje, 4-Área de conocimiento,
5-Tratamiento y modificación del mensaje y 6-Capacidad de difusión.(Esq.
2.1).
2.2-Las fases de la acción documental
En un proceso documentario no existe creación propia o nueva, en él se
manipulan mensajes creados con anterioridad. Este proceso empieza con una
fase modal que consiste en la incorporación del mensaje al documento17, cuya
intención es reunir la información necesaria en determinada materia. Tras
ésta fase, continúa la etapa acumulativa que consta de actividades como la
recopilación de datos y su conservación en el sentido de asegurar dichos
datos o mensajes en el futuro, con la creación de depósitos documentales.
La fase de incorporación es muy importante, contempla la selección,
búsqueda, adquisición y registro del material que será procesado,
trasladando el mensaje a un soporte adecuado. El registro o incorporación
Esquema 2.1 Tipología de documentos
Clasificación de los documentos según:
-Soporte -papel -libros, artículos, folletos....
-soportes magnéticos -cintas magnetofónicas,
de vídeo, disquetes...
-soportes ópticos
-videodiscos, CD-ROM, discos compactos.... -otros
-Código empleado -documentos textuales
-documentos gráficos -mapas, planos ....
-documentos iconográficos -cuadros, diapositivas,
fotografías ...
-documentos sonoros o fónicos -cintas, discos ...
-documentos audiovisuales -películas, videos
-documentos plásticos -cualquier objeto museable
-documentos informáticos -los legibles por ordenador
-documentos multimedia -cuando combina varios de los
anteriores
-Rigor científico -científicos
-técnicos
-de divulgación
-Área de conocimiento -económicos
-sociales
-jurídicos
-etc.
-Tratamiento del mensaje -primarios libros,pinturas,y estructuración
del do- esculturas ..
cumento
-secundarios -derivan de los primarios:
diccionarios, léxicos, ...
-Difusión -público o privado
del mensaje al documento, implica el conocimiento sobre el área que se está
trabajando por parte de la persona encargada de ello. Esta fase conlleva
también el traslado de la información del objeto o documento a otro soporte
diferente, copiado filmado, fotografiado .... Por norma este traslado se
debe de hacer y es justificable utilizar otro soporte con una
intencionalidad específicamente conservativa para garantizar la preservación
del mensaje a lo largo del tiempo.
La conserva de la información18 es otra fase de máxima importancia, ésta se
consigue sometiendo al documento a: -análisis, -organización
y -conservación. El análisis se efectúa con vistas a su recuperación y su
objetivo último es describir cada uno de los documentos fielmente en sus
aspectos relevantes, debe incluir, la representación abreviada y completa de
los datos formales y de contenido de los documentos, es decir; su
identificación física(catalogación) su ordenación temática(clasificación) y
la designación de su contenido(resumen). Los documentos deben organizarse,
almacenarse y preservarse con eficacia y corrección máximas. Son las fases
de organización y conservación las que implican labores de rutina sobre
numeración, control y almacenamiento de las obras.
La fase de la difusión al público19es de gran importancia, y una vez
almacenado el documento necesita de una última fase para su utilización que
es la de la recuperación por la cual podemos volver a utilizar el mensaje
para los fines necesarios: investigación, estudio, exhibición, difusión...
La fase de conserva a su vez genera otros procesos de carácter documental
auxiliar, éstos parten siempre del documento primario, del cual se
transfiere su mensaje a otro soporte, salvaguardándolo. El documento así
obtenido de tipo auxiliar pasa a ser un documento secundario resultado de
aplicare al primario20 las técnicas de análisis documental(Esq. 2.2).
Esquema 2.2 Fases de la acción documental
Fases de la documentación
-Fase modal -incorporación del mensaje al documento
-reunir información en determinada materia
-Fase acumulativa -recopilación de datos y su conservación
-Fase de incorporación -selección, búsqueda, adquisición
-registro
-Fase de conserva -análisis -representación abreviada de los
datos formales o
identificación física(catalogación)
-ordenación temática(Clasificación)
-resumen
-obtención de documen-
tos de tipo auxiliar o
secundarios
-organización, almacenamiento y preservación
-Fase de difusión al público
-Fase de recuperación -reutilización del documento para:
investigación, exhibición,....
2.3-Medidas de conservación de los documentos
Éstas dependen de dos variables: a-La naturaleza del soporte y b-El
carácter de los documentos. No pueden darse normas de carácter general, pues
no se puede conservar de igual manera un documento cuyo soporte es papel que
otro que es de tipo magnético, ni tampoco se puede dar el mismo trato a un
documento antiguo y único que a otro moderno y reemplazable. De cualquier
manera, la conservación de las colecciones no puede improvisarse, necesita
de una planificación y normas del centro en cuanto a conservación.
Aunque actualmente se utilizan tipos de soportes como los
electromagnéticos, fotográficos ...el más usual para documentar un objeto
museológico es el papel. Respecto a su conservación en resumidas cuentas se
puede decir que21:
-Sus principales destructores son: a-El ser humano con el tratamiento y
manejo, b-Los agentes biológicos(insectos, hongos, bacterias,
roedores), -los agentes químicos, c-La luz y condiciones ambientales de
humedad relativa y temperatura y d-Otros...
-Las medidas preventivas frente a los agentes destructores son:
a-Microfilmar o informatizar los fondos valiosos y frágiles, para evitar su
deterioro provocado por el manejo y para frenar su proceso de acidificación
y otros de tipo químico b-Extremar la limpieza de los fondos y llevar a cabo
campañas de desinsectación de los mismos, para evitar el ataque biológico,
c-No exponer el papel a la luz solar ni fluorescente por ser proclive a la
fotoxidación, manteniendo la humedad relativa entre 30 y 50 por ciento y la
temperatura entre 18 y 20 grados C., d-Airear los archivos, e-Instalar
puertas corta-fuegos, extintores etc., para prevenir en caso de catástrofes
naturales.
-En el almacenamiento hay que tener en cuenta: a-El local y equipo de que se
dispone, b-La naturaleza del documento y su soporte y c-La frecuencia de
consulta. El almacenamiento se puede hacer: 1-En horizontal, apilados unos
documentos sobre otros, utilizado sobre todo en archivos, para almacenar
legajos y documentos de gran tamaño; requiere de muebles especiales.2-En
perpendicular, se colocan los documentos unos juntos a otros apoyados sobre
la parte mas estrecha, se emplea con libros, carpetas de archivo,
clasificadores, discos...y 3-En vertical, se colocan los documentos unos
detrás de otros en carpetas especiales, éste se utiliza normalmente para
hojas sueltas de medio tamaño y uso frecuente, la forma más común es de tipo
vertical con carpetas colgantes en archivadores. La numeración es de suma
importancia. Las documentos se suelen almacenar por orden de entrada de
forma numérica o alfanumérica v. cap I.
2.4- El manejo de la información
La exhibición del documento incluye diversas modalidades22 dependiendo de
si ésta afecta a: 1-El mensaje, se denomina consulta, permite acceder al
contenido del mensaje por parte del conservador o investigador, 2-Al
soporte, se denomina exposición. Un museo tiene por encomienda principal la
exhibición de los soportes de los documentos primarios de su acerbo es decir
la exposición de sus obras. La consulta principalmente se realiza con
documentos secundarios de una manera frecuente para apoyo del personal del
museo, investigadores, estudiosos etc.
El documentalista es el sujeto que debe de llevar a cabo todas las fases de
la documentación, en el museo esta función la hace el conservador. La fase
de conserva como se ha visto es una de las más importantes, con referencia a
ésta, el conservador puede tomar una actitud: 1- Pasiva; retener los
documentos sin más, 2- Negativa; la de dejar que se destruya o por contra
3-Activa; empleando: a- Por una lado unas técnicas específicas de
organización y ordenación que permitan: 1-Asignar a cada documento un
espacio determinado que facilite su rápida localización, 2-Detectar errores
de ubicación y corregirlos, 3-Distribuir el espacio racionalmente teniendo
en cuenta facilitar operaciones y 4-Actualizar la conservación del
documento, y b- Por otro empleando técnicas de conservación basadas en: 1-La
prevención del deterioro de los soportes, 2- La utilización de técnicas
contra el deterioro, 3-La protección adicional de los documentos(utilización
de duplicados de seguridad) y 4-La adopción de técnicas especiales de
restauración.
2.5-El sistema documental
Un sistema es en la acepción del DRAE7 un conjunto de cosas que
ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.
Desde un punto de vista técnico se puede decir, que es un conjunto de
componentes que se diseñan para obtener un resultado según un plan
determinado.
La documentación según el FID23es la colección, almacenamiento,
clasificación, selección, diseminación y utilización de toda la información.
Esta ciencia posee tres cualidades: -estar estrechamente relacionada con la
información, -ser un tratamiento más o menos complejo al que sometemos a la
información para facilitar su recuperación y difusión y -constar de varias
operaciones o fases, por lo que podemos considerar que la documentación es
un proceso. En éste el sujeto emisor o documentalista, da forma al contenido
de un dato que procede en este caso de un objeto, para trasladar su
conocimiento a otro sujeto receptor. A su vez se pueden destacar en él tres
aspectos relevantes24: 1-El proceso documental es un acto comunicativo pues
hay emisores(el documentalista, museólogo, conservador...) y
receptores(público, investigadores, estudiosos...), 2-El tratamiento
documental es una puesta en forma de mensajes que emanan del objeto, llevado
a cabo por un proceso documental y 3-El objetivo de la documentación es
paliar la ignorancia del receptor sobre el avance logrado por el ser humano
en un área de estudio que en este caso es de tipo museológico, histórico,
estético...etc.
2.6-Elementos que intervienen en un sistema documental
2.6.1-El objeto artístico o documento primario
En el DRAE7 la palabra objeto tiene la acepción:<todo lo que puede ser
materia de conocimiento por parte del sujeto> y esto ocurre porque el objeto
posee un mensaje como hemos visto anteriormente. Cuando se aborda el
problema del mensaje o contenido en el objeto artístico, se puede decir que
el arte tiene un tema, unas emociones, unas pasiones y unos sentimientos.
Dentro de la gama de las diversas artes visuales, el tema sea religioso,
social o doméstico, cambia con la intención y sólo presenta siempre la
capacidad de comunicar algo concreto o abstracto.
La visión contemporánea de las artes ha avanzado más allá de la simple
polaridad entre las bellas ares y las artes aplicadas, delimitándose por
factores como la expresión subjetiva y la función objetiva, dejando de un
lado cuestiones funcionales. Aún así una posible clasificación de los
objetos artísticos y sus colecciones puede ser la que se presenta en el
siguiente esquema25.(Esq. 2.3)
Esquema 2.3 Clasificación de los objetos artísticos y sus colecciones
Bellas Artes Artes Aplicadas
Pintura- Escultura -Arquitectura -Oficios- Fotografía -Grafismo -Diseño
Industrial
La colección es un conjunto de cosas reunidas de acuerdo a unos criterios
determinados por su creador y con una clara intencionalidad de preservación.
Es un legado para generaciones futuras y un nexo con el pasado. Ante la
colección el profesional se enfrenta para conservarla y salvaguardarla, uno
de los primeros pasos para tal fin es la realización de su documentación e
inventario. Ésta es corresponden en un museo la mayoría de las veces a una
selección, no es que los criterios sean arbitrarios para tal decisión por
parte del conservador, sino que cada individuo es una época, un estado de
conocimientos, una filosofía determinada(reconocida o no) y un estilo
diferente de utilización del contexto. Aquí el profesional se encuentra con
una contradicción, al tener que manejar colecciones ya establecidas en los
museos; en algunos casos viéndose con la absurda misión de reciclar lo
inútil. Pues así la documentación y la adquisición de obras para integrar en
las colecciones de un museo son de máximo interés por: a-Ser funciones
generalizables a todos los tipos de relación sociedad-patrimonio(el museo
p.e.), y b-Ser vía de disponibilidad y utilización del patrimonio26.
2.6.2-El museo
Este segundo elemento del sistema documental se define como:
-”museo es la institución, sin fines de lucro, abierta al público cuya
finalidad consiste en la adquisición, conservación , estudio y exposición de
los objetos que mejor ilustran las actitudes del hombre, o culturalmente
importantes para el desarrollo de los conocimientos humanos(Diccionario de
la Real Academia de la Lengua Española, 1994, v. museo)
-”Institución permanente, sin fines lucrativos, al servicio de la sociedad
que adquiere, conserva, comunica y presenta con fines de estudio, educación
y deleite, testimonios materiales del hombre y su medio”(Definición del
ICOM, cit. Hernández Hernández, F. 1994: 69)
-”Una institución al servicio de la sociedad, que selecciona, adquiere,
conserva y comunica, y sobre todo expone, con fines de acrecentamiento del
saber, de salvaguardia y desarrollo del patrimonio, la realidad y la imagen
de los bienes de la naturaleza del hombre”(Rivière. 1993: 103.)
En cuanto a la tarea documental, el museo se ocupa de la conservación
física de las piezas acumuladas, paso previo al tratamiento documental y la
factura de documentos, que son el resultado de una recopilación voluntaria y
deliberada, y pueden ser primarios(la obras)que toman forma bidimensional o
tridimensional, según su tipología, siendo de tipo plástico y documentos
secundarios que se derivan del estudio o análisis de los primarios.
Estas instituciones según el carácter de sus fondos pueden ser: museos de
arte e historia, museos etnográficos y de arte popular, museos científicos,
jardines zoológicos y botánicos, acuarios, monumentos históricos y sitios,
museos mixtos y otros.(Nieto Gallo. 1973: 39).
El museo es una organización dirigida por una tecnoestructura27, como
cualquier empresa tiene las funciones de: administración, dirección y
gestión28 .En el ámbito de la documentación, es necesario que se gestione
este área relacionándola con el resto de las actividades del museo. Entre
las estrategias de gestión destacan: a-La organización de servicios, b-El
personal, c-El equipamiento, d-Los fondos, e-El servicio a usuarios, f-La
producción y g-Las relaciones con otras instituciones.
Los profesionales deberán gestionar la documentación en el museo basándose
en: 1-Una planificación29 que conlleva las actividades de: -pronóstico o
cálculo de actividades futuras, -determinación de objetivos o
establecimiento de resultados que deberán obtenerse, -programación; orden de
prioridades para alcanzar los objetivos propuestos, -cronología o
establecimiento de un calendario para llevar a cabo la gestión
documental, -presupuestos: asignación de recursos
económicos, -procedimientos: aplicación de métodos de documentación
uniformes y -políticas: establecer e interpretar decisiones que han de
aplicarse a asuntos de frecuente repetición y problemas de importancia en el
museo. 2- Organización del trabajo y de la tecnología o estructuración de
los recursos humanos y de equipamiento tecnológico, 3-Gestión financiera:
presupuesto, financiación y control, 4-Gestión de personal o estructura
organizativa y 5-Dirección o control.
La tecnología toma un papel primordial en la documentación en los
siguientes sentidos: a-En la mejora del acceso a bases de datos a distancia
o teledocumentación30 atribuible a la calidad de software, al aumento en la
velocidad de acceso, consulta, teledescarga de ficheros ..etc.,
b-Integración de conceptos ofimáticos, c-Consolidación de las tecnologías
ópticas31 en el almacenamiento de información y d-Desarollo de la
inteligencia artificial.
2.6.3-El profesional
El sujeto que gestiona los fondos y su documentación es el conservador v.
cap I. En primer lugar ha de ser un museólogo cuya actividad se fundamenta
dentro del museo en adquirir, clasificar, conservar y exponer objetos
culturales de interés histórico, estético y científico. Pero a su vez ha de
ser un documentalista que evalúa la información que el museo produce y
conserva para grupos interesados.
Entre las cualidades que ha de poseer se encuentran32 :a-Vocación,
b-Capacidad analítica, c-Capacidad de síntesis, d-Dominio de la lengua,
e-Formación científica específica, f-Afán de formación permanente en
técnicas documentales y en los campos científicos que atañen a su labor en
el museo.En definitiva ha de ser un profesional especializado en los
diversos mensajes documentales manejados en los fondos de: producción,
tratamiento y difusión de los mismos. Por general requiere de:1-Titulación
universitaria y en técnicas documentales, 2-Conocimiento de informática a
nivel usuario: bases de datos, hoja de cálculo, tratamiento de textos..etc.
3-Experiencia en teledocumentación y CD-ROM, 4-Experiencia y formación en
las funciones a desarrollar como documentalista en el ámbito
empresarial(sector bancario, servicios financieros,
consultorías...)5-Conocimiento de inglés hablado y escrito y 6-Conocimiento
sobre las nuevas tecnologías de la información.
2.6.4- El documento
Ya se definió el concepto de documento y se establecieron sus diferentes
tipologías v. (Esq. 2.1). Cabe destacar el papel fundamental como vehículo
para la documentación de las nuevas tecnologías que se han desarrollado en
tres ámbitos33 : 1-La transmisión de información con mayor capacidad de
transporte y difusión de la misma, 2-La visualización de la información y
3-El almacenamiento y tratamiento de la misma con digitilización de
imágenes, seguido del progreso de las técnicas informáticas y de
teledocumentación. Éstas a su vez se pueden dividir en dos: a-Tecnologías
que prolongan o cualifican las posibilidades de los medios tradicionales
para difundir o transmitir: textos, datos, imagines y sonidos: el cable, los
satélites y sus combinaciones, la teledocumentación y b-Equipos que permiten
acceder con la simple demanda individual a los servicios de su elección:
magnetoscopios, videotextos, teletextos ...
Por último decir, que la documentación de una pieza debe de tener unas
características uniformes(formato, atributos, tipologías...)que a lo largo
de su evolución han tomado diferentes configuraciones v.cap I.
Esq. 2.4 Esquema general del proceso documental
OBJETO Percepción SUJETO
público
profesional
mensaje profesio- nales
investigado-
res
-estudiosos
Documentación
Secundaria
Exposición
MUSEO Consulta
CAPÍTULO III
El sistema documental para objetos museográficos como propuesta
En los museos conviven una variedad muy amplia de fondos que a veces
presentan problemas por su ambigüedad, éstos van a definir cuatro áreas
documentales . En este apartado, se plantea un sistema de documentación
para museos, basado en tres puntos: 1-Tratamiento del objeto artístico,
museográfico en el proceso documental, 2- Establecimiento de fichas de
trabajo para documentar dichos objetos y 3-Manejo de los fondos
administrativos. El sistema que se sugiere es de tipo práctico y se espera
que sirva de apoyo a instituciones museográficas mejicanas que por causas de
diversa índole no aplican este tipo de sistemas para manejar sus
colecciones. Con dicho fin se confeccionan fichas que se espera sean
fotocopiadas para su uso. Para la factura de las mismas, se analizan las
propuestas de otros autores(V. Cap. I) y se añaden a éstas, conceptos que
se consideran importantes para el manejo de la información en su proceso
documental.
3.1-Tratamiento del objeto artístico en su proceso documental
Se realizará en base a cinco actuaciones: 1-La definición de su situación
legal del objeto dentro del museo, 2-Su control, 3-El registro de sus
movimientos, 4-Su inscripción en la colección estable de la institución
museográfica y 5-Su investigación.
3.1.1- Definición de la situación legal del objeto artístico dentro del
museo
El primer paso será establecer, esclarecer y definir el origen, la forma de
ingreso y la propiedad del objeto, el cual se clasificará: 1-Como
adquisición ó 2- Como depósito , (v. Apéndice F).
3.1.2- El control del objeto
Inmediatamente después de la entrada del objeto al museo, éste necesita de
una identificación o control, que se hará con tres actuaciones: 1-La
numeración o asignación de un número, 2-El siglado o fijación del número de
identificación en el objeto y 3-El registro fotográfico del estado
conservación de la pieza a su llegada.
-La numeración, puede ser de un sólo número, bipartita, tripartita o
alfanumérica(Fig.-4). La más apropiada dependerá del tipo de museo y sus
colecciones(Esq.3.1).
-El siglado.- Es la colocación en el objeto del número asignado al mismo por
el museo. v. cap. I.
-El registro fotográfico.- Se lleva a cabo en el laboratorio de fotografía,
con éste se documenta el estado del objeto a su ingreso y se controla su
estado de conservación en cada movimiento interno o externo. Se registrarán
en un inventario fotográfico(Fig.-9).
Esquema 3.1 Numeración del objeto según las características del museo y sus
colecciones
-un
solo núm. seriado.- Para museos pequeños y medianos
-bipartita.-
Para museos con colecciones ya inventariadas de fondos antiguos por
reclasificar. Museos con colecciones muy diferentes o que adquieren
-tripartita muchas obra en un mismo año
-alfanumérica Para museos con colecciones separadas físicamente y/o
especializados
3.1.3.-Los movimientos del objeto
Estos pueden ser de tipo interno o externo:
3.1.3.1.-Los movimientos internos
Son los que se producen dentro del museo a nivel interdepartamental entre
las dependencias de: documentación, conservación e investigación. El punto
de origen de cualquier movimiento interno será siempre la sala de exposición
o reserva, cualquier otra ubicación en el mismo tendrá carácter temporal. El
punto de destino podrá ser cualquiera de las demás dependencias funcionales
del museo.
Los movimientos internos pueden clasificarse según su duración: 1.De corto
plazo y 2- De largo plazo. Los primeros no requieren de un cambio de
signatura topográfica y su ubicación temporal será: el taller de
restauración, el laboratorio fotográfico, la sala de investigación, la sala
de exposiciones temporales, el gabinete de dibujo... Y los segundos si
necesitan de cambio de signatura topográfica, suele tratarse de un cambio
de ubicación del objeto entre las salas de reserva y exposición permanente.
Estos movimientos necesitan del uso de un boletín de desplazamiento . Un
ejemplo del mismo podría ser el utilizado por el museo de la Estampa de
México D.F. (Fig.- 12)
3.1.3.2.-Movimientos externos
Son movimientos del objeto que ocurren entre el museo, el exterior del
mismo y viceversa, éstos pueden ser: a-Preingresos, b-Ingresos y c-Los
movimientos al exterior.
a-El preingreso.- es el ingreso de los objetos de entrada temporal para
exposiciones temporales, restauraciones, investigaciones etc. Su estancia en
el museo es de tiempo limitado y no van a formar parte de la colección
estable del museo por lo que no necesitan más que control
administrativo-documental del depósito que no será registrado.
b-El ingreso en colección.- Es un movimiento del objeto que se produce del
exterior al interior del mismo, con el propósito de que dicho objeto pase a
formar parte de la colección estable del museo. Este tipo de movimiento
genera un proceso de gestión y documentación interna que conlleva:
1.-En el Departamento de documentación: a-Levantamiento del depósito
provisional, b-Emisión de actas de recepción y depósito, c-Asignación de
núm. de expediente administrativo y de adquisición, d-Asignación de núm. de
inventario de cada objeto, e-Asiento del ingreso en el libro de registro de
fondos museográficos, f-Cumplimentación básica de cada ficha de
catalogación, g-Generación de certificados registrales y h-Documentación
gráfica del estado de conservación.
2.-En el Departamento de conservación: a-Marcaje o siglado del objeto con
los núms. de inventario general, b-Asignación de signatura topográfica,
c-Primer informe de conservación.
3.-En el Departamento de investigación: a-Descripción, b-Catalogación,
c-Documentación....etc. del objeto.
c-Movimientos al exterior.- Se producen por la salida del objeto de la sede
del museo, suelen ser:1-A corto plazo: -Exposiciones
temporales, -Tratamientos de restauración y -Análisis de los mismos. 2-A
largo plazo son los ocasionados por depósitos de colección en otras
instituciones, necesitan de permisos administrativos, suelen ser: depósitos
temporales y préstamos.(Figs.- 10 y 11)
3.1.4.- Inscripción en la colección estable del museo
El registro de los fondos museográficos, tiene por objeto la inscripción de
los datos relativos a la identificación de los bienes y constituye el
principal instrumento jurídico-administrativo que acredita y protege a los
mismos. Suministra información sobre la historia de la colección y es
documento probatorio en caso de robo. Éste puede ser: de colección estable y
de depósitos que se cumplimentará manualmente en los libros de registro de
colección estable y de depósitos(Figs.- 2 y 3).
El inventario; tiene como finalidad identificar pemanentemente los fondos
del museo y sus depósitos con referencia a la significación científica o
artística de los mismos y conocer su ubicación topográfica. Éste se
cumplimentará por orden cronológico de entrada de los objetos al
museo.(Figs.- 5 y 6)
3.1.5.-Investigación del objeto
El catálogo tiene como finalidad documentar y estudiar los fondos del
museo y sus depósitos en relación con su marco artístico, histórico,
arqueológico, científico y técnico. Éste deberá contener datos sobre el
estado de conservación, tratamientos, bibliografía y demás incidencias
análogas relativas a la pieza. Éstos serán de cuatro tipos: monográficos,
sistemáticos, topográficos y razonados o críticos. v. cap. I y (Figs.- 7 y
8).
3.2.- Establecimiento de las fichas de trabajo para la documentación del
objeto en el museo
Los documentos que se van a proponer en esta sección son: 1-El libro de
registro de obras en propiedad y en depósito, 2- El inventario general y
3-El catálogo.
3.2.1.-Fichas para los libros de registro de obra en propiedad y en
depósito.
La confección de esta ficha, se fundamenta en las propuestas de autores
como L. Alonso Fernández, F. Hernández y A. Carretero et al., los cuales
coinciden en el uso de conceptos como: a-Núm. de entrada, b-Dimensiones,
c-Procedencia, d-Núm. de expediente y e-Observaciones.
En cuanto a obras en propiedad del museo, en estos modelos se echa de menos
el dato de “Estado de conservación”6 que se estima como de máxima
importancia para el control de la pieza. Por otro lado aportan datos tan
interesantes como son: “Objeto” y “Datos de identificación”7.Se considera
que un dato oportuno que se podría añadir es el de “situación legal”. Así
quedaría una ficha de libro de registro de obras en propiedad de trece
atributos.(Esq. 3.2)
Las obras en depósitos se podrían registrar con una ficha similar a la de
obras en propiedad añadiendo el concepto”datos sobre el depósito”en el que
se incluirían conceptos como: -entidad depositaria,- contrato u acta de
depósito, -propietario del depósito, -plazo,
seguros, -cancelación, -retorno....8 .De esta manera la ficha que se propone
constaría de catorce conceptos.(Esq. 3.3)
Esq. 3.2 Hoja de libro de registro de obras en propiedad
Objeto Núm. Núm Núm. Descripción Datos Proce- Dimen- Fecha
Fuente Forma Situación Observaciones
Entrada Inv. Exp. de dencia
siones de de de Legal
Identific. Ingreso ingreso Adqu.
Esq. 3.3 Hoja de libro de registro de objetos en depósito
Objeto Núm. Núm.Núm. Descripción Datos Proce- Dimen- Fecha Fuente
Forma Situación Datos
Entrada Inv. Exp. de dencia siones
de de de Legal del Obsrv.
Identific. Ingreso Ingreso
Adqu. Depósito
3.2.2.-Ficha para el inventario general
El formato y constitución de dicha ficha-inventario, se fundamenta en las
señaladas por cuatro organismos: -El ICOM, -El MDA de Inglaterra, -La red
estatal de museos españoles y -El INBA Mejicano. Los conceptos que utilizan,
se pueden agrupar en datos de: 1- Identificación, 2-Procedencia, 3-Situación
y 4-Historia.
En cuanto a datos de “Identificación” se consideran: a-Núm. de registro,
b-Núm. Expediente c-Nombre del objeto, d-Clasificación genérica,
e-Descripción9,f-Nombre del museo10, g-Precio, h-Datos del vendedor11,
i-Cat. Sistemático, j-Cat. Monográfico12, k-Autor, l-Núm de orden,
m-Materia, n-procedimiento y técnica y ñ-Peso y medidas.
Los datos de“Origen” son: a-Fuente de ingreso, b-Forma de ingreso10, y
c-Nombre y apellidos del vendedor11.
Sobre los datos de “Situación referida a localización y estado” en el que
se encuentra la pieza, se pueden considerar: a-Localización9, b-Núm negativo
fotográfico, c-Estado de conservación12, d-Cat. Topográfico y e-Nombre de
responsable de la Obra13.
La “historia de la obra” se puede inventariar con los atributos: a-Historia
del objeto, b-Periodo cultural y c- Cat. razonado12.
La ficha de inventario que se propone constaría de dichos datos que se
consideran los más relevantes de sus propuestas(Esq.3.4 y3.5)
Esq. 3.4 Ficha de Inventario General(Anverso)
Número.........................
Inventario General Núm. registro................
Núm. Exp......................
Núm. Cat. Mon.............
Museo.................... Núm. Cat. Sist...............
Objeto.................... Núm. Cat. Topo.............
Núm. Cat. Raz..............
Clasif. Genérica..... Núm. Inv. Foto..............
.............................
Descripción.................................................................
.............................
............................................................................
.......................................
............................................................................
.......................................
..................................................
Fotografías de anverso y reverso
Materia, procedimiento................
..................................................
Técnica.......................................
..................................................
Dimensiones...............................
Peso...........................................
Autor.........................................
Grupo cultural...........................
..................................................
Valor, precio...............................
Procedencia.................................
Datos complementarios................
..................................................
...................................................
...................................................
................................
Esq. 3.5 Ficha de inventario general(Reverso)
Historia....................................................................
......
............................................................................
...........
............................................................................
...........
..............................................
Periodo.....................................................................
......
Origen......................................................................
.......
Gráficos, croquis, dibujos ....(e. de conservación)
Fecha de ingreso.....................
Fuente de ingreso....................
..............................................
Datos /vendedor.....................
..............................................
Responsable de la obra............
..............................................
Firma
Estado de conservación
Dictamen................................
..............................................
..............................................
..............................................
..........................
Restauraciones e intervenciones
...............................................
...............................................
..............................................
..........................
3.2.3.-La ficha de catálogo
Se propone una sola ficha que pueda servir para los cuatro modelos de
catálogos Monográfico, Sistemático, Topográfico y Razonado. El procedimento
para su configuración será el mismo que para la ficha de inventario
general.(Esq. 3.6y 3.7)Se incluye el dato de “Valuador”tomado del modelo
Franz Mayer.
3.3.-La documentación administrativa
Este tipo de documentación es la que se forma por el conjunto de documentos
de tipo administrativo que se generan con el manejo de la obra de arte en el
museo. Para el desarrollo, uso y rescate de la información que contienen,
se necesita un sistema archivístico14 .
En el archivo de objetos musegráficos, se reunirá toda la documentación
generada por la tramitación administrativa de los fondos como: cartas,
contratos de compra-venta, actas de depósito, copias de legados y
testamentos, notas, albaranes, publicaciones de donación en prensa etc. No
es documentación administrativa, los documentos de orden secundario que
conllevan información técnica sobre las obras.
A tal efecto se deberán abrir las siguientes carpetas o expedientes
administrativos:
1-de preingresos.- serie de referencia de carácter provisional, se asignará
un núm. de expediente a cualquier forma de ingreso(compra depósito...); que
será provisional y se practicará sobre los objetos que entran como oferta de
compra o donación. Una vez resuelta dicha compra o donación, la
documentación administrativa del objeto pasará a la carpeta de ingresos con
una nueva numeración definitiva.
2-de ingresos.-Se abrirán tantas carpetas como tipos de ingreso, el núm.
asignado definitivo, podrá utilizarse como núm. de inventario general. En
estas carpetas se guardará toda la documentación administrativa derivada del
ingreso que son según su procedencia.(v. Apéndice G)
Esq. 3.6. Ficha Catálogo(Anverso)
-Monográfico Núm. registro..........
CATÁLOGO -Sistemático Núm. Exp................
-Topográfico Núm. Inv................
-Razonado
Objeto? .................................. Detalles del anverso y
reverso
Materia.................................
Dimensiones........................
Peso.....................................
Escuela, taller, autor, mar-
cas, firma..............................
............................................
............................................
Asunto(Tema)......................
..............................................
Procedencia..........................
Adquirido por.......................
Fecha de ingreso..................
Valuación: Precio..................
Valuador................................
Firma
Edad..............Cultura...................................................
...............
Bibliografía:
Ref.........................................................................
..
Págs......................Núm.
Láms....................................................
Otros
datos.......................................................................
............
............................................................................
..............
Esq. 3.7 Ficha Catálogo(Reverso)
Estado de conservación:........................................
............................................................................
....
............................................................................
....
.........................................
Restauraciones e intervenciones:..........................
............................................................................
....
............................................................................
....
...........................................
Ubicación:
Ref....................................................................
-Sala: Núm.........Datos localización.................
................................................................
-Almacenes(Bodega): Datos localización..........
................................................................
HISTORIA....................................................................
...........
............................................................................
INVESTIGACIÓN sobre la
obra...........................................
............................................................................
.....................
............................................................................
Ref. dossier documental,
núm.................................................
Ref. documento hiperfrásico(intuitivo): núm........................
Tipo: -Visual -Sonoro -Táctil -Gusativo -Odoro
Observaciones...............................................................
...........
............................................................................
......................
............................................................................
.......................
.............................................
3-movimientos de los objetos.- Se abrirán expedientes motivados por el
movimiento de las obras de arte ya sea internos o externos al museo, éstos
documentos serán: solicitudes de acceso a los fondos por parte de los
investigadores, solicitud para reproducciones de las obras(fotografiado
filmación...). Y en general se incluyen en este apartado los documentos
administrativos derivados de: exposiciones, restauraciones, documentación
gráfica, investigación y depósitos...de las obras.
4-conservación de los objetos.-1- Se archivarán los informes referidos a
restauraciones: informes, estudios previos al tratamiento....2-Se archivarán
los documentos relativos a la conservación preventiva: -condiciones
ambientales de humedad, temperatura, en salas y almacenes, estado del
objeto: informes de revisiones periódicas y estado de los almacenes: estado
de las obras e instalaciones.
5-investigación de los objetos.-Se archivará la documentación administrativa
generada en cada área de investigación incluyendo proyectos de
investigación, documentos de contacto con otras instituciones informes sobre
los fondos museográficos. Y los documentos generados de la atención a los
investigadores: peticiones por parte de los investigadores de acceso a los
fondos cartas de acreditación, etc.
-----Mensaje original-----
De: Jerrie Clarke <[log in to unmask]>
Grupos de noticias: bit.listserv.museum-l
Para: [log in to unmask] <[log in to unmask]>
Fecha: Sábado, 04 de Diciembre de 1999 02:20 a.m.
Asunto: Directors' Roles
>Rebecca Swartz,
>
>I went back to the my Museum-L List Inbox to read your Thesis and it wasn't
>there. I must have pushed 'delete' instead of 'next'. Would you please
>post it again. I read the beginning and it looked to be very interesting
>and informative.
>
>Sorry to bother you with this, but thank you for sharing it with us.
>
>Jerrie
>
>______________________________________________________
>Get Your Private, Free Email at http://www.hotmail.com
>
>=========================================================
>Important Subscriber Information:
>
>The Museum-L FAQ file is located at
http://www.finalchapter.com/museum-l-faq/ museum-l.html. You may obtain
detailed information about the listserv commands by sending a one line
e-mail message to [log in to unmask] The body of the message
should read "help" (without the quotes).
>
>If you decide to leave Museum-L, please send a one line e-mail message to
>[log in to unmask] The body of the message should read "Signoff
>Museum-L" (without the quotes).
-----Mensaje original-----
De: Jerrie Clarke <[log in to unmask]>
Grupos de noticias: bit.listserv.museum-l
Para: [log in to unmask] <[log in to unmask]>
Fecha: Sábado, 04 de Diciembre de 1999 02:20 a.m.
Asunto: Directors' Roles
>Rebecca Swartz,
>
>I went back to the my Museum-L List Inbox to read your Thesis and it wasn't
>there. I must have pushed 'delete' instead of 'next'. Would you please
>post it again. I read the beginning and it looked to be very interesting
>and informative.
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>Sorry to bother you with this, but thank you for sharing it with us.
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>Jerrie
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