Dear Elisabeth Jani: I will try to get together the Archives of ICOM LAC I
have and also of ICOM Ecuador. Soledad Kingman, Cecilia Pérez and Freddy
Olmedo might have the archives when they were chairpersons of ICOM Ecuador.
I will contact them. It will take me some time to sort them out as I have
put them away in boxes. Many regards. Lucía Astudillo. Chairperson ICOM
Ecuador
Querida Elisabeth Jani. Intentaré poner juntos a los Archivos del ICOM LAC
que yo tengo, así como los del ICOM Ecuador. Soledad Kingman, Cecilia Pérez
y Freddy Olmedo deben tener los archivos de sus períodos cuando fueron
presidentes del ICOM Ecuador. Me voy a poner en contacto con ellos. Me
tomará algún tiempo mirar y desempolvar los archivos porque los guardé en
cajas de cartón en una bodega de mi casa. Muchos saludos. Lucía Astudillo,
Presidenta ICOM Ecuador.

-----Mensaje original-----
De: International Council of Museums Discussion List
[mailto:[log in to unmask]] En nombre de Carla BONOMI
Enviado el: Lunes, 22 de Octubre de 2007 4:54 am
Para: [log in to unmask]
Asunto: ENG:ICOM Archives FRE: Archives ICOM SPA: Archivos del ICOM

To the Chairs, Secretaries and members of the board (past and current) of
ICOM National Committees, International Committees, Standing Committees and
Working Groups

Dear colleagues,

The Secretariat General of ICOM is currently undertaking an important work
on the archives of the Organisation and consequently wishes to collect and
bring together the archives of ICOM. Presently, some ICOM archives are in
the possession of individuals who were chairs or members of boards or are
located in institutions of which past chairs, secretaries or members of the
board were members of the personnel. Should this be confirmed, the archives
held at ICOM headquarters could be completed by the return of original
archives (1).

We would be grateful if you could send to ICOM Headquarters all the
documents in relation with ICOM that you possess for a future physical and
intellectual treatment and for digitalization.

We would also like to collect the posters (if possible three copies of each)
related to ICOM.

Whenever there is a change in the composition of the boards of your
committee or your working group, please send the archives to ICOM
Headquarters, and, as far as possible, with an inventory.

Thank you for your collaboration.

Asghar Hassanzadeh, Archivist
and Elisabeth Jani, Documentalist
ICOM Secretariat
Maison de l’UNESCO
1, rue Miollis
F-75732 Paris cedex 15
France.


(1) What is an archive?
In Article L.211-1 of the French Heritage Code, archives are defined as
follows: 
“All documents from whatever date and in whatever form and physical medium
produced or received by any physical or moral person or public or private
department or body in the course of their activity”.

The word "archives" is often perceived by non-professionals as referring
only to old papers and therefore being of no operational use. But archives
do not consist solely of ancient documents of recognised historical value:
they may also contain the kind of records produced every day, some of which
are tomorrow's historical archives. Archives are found in various physical
formats and media (including posters, photographs, video cassettes, magnetic
tape and digital media).
In the terms of Article L.211-2 of the French Heritage Code:
“Archive conservation shall be organised in the public interest both for
management and proof of the rights of physical and moral persons, be they
public or private, and for historical documentation of research”.


**********

Aux présidents, secrétaires et membres du bureau (actuels et passés) des
Comités nationaux, internationaux, comités permanents et groupes de travail
de l’ICOM

Cher(ère) collègue,

Le secrétariat général de l’ICOM a entrepris un important travail sur les
archives de l’Organisation et souhaite par conséquent reconstituer son fonds
d’archives. Un certain nombre d’archives se trouverait chez des personnes
qui ont exercé des activités et responsabilités dans ses différentes
instances. Si cela se confirmait, le fonds d’archives existant à l’ICOM
pourrait être complété par le retour des archives originales (1). Nous vous
demandons d’envoyer au siège de l’ICOM tous les documents relatifs à l’ICOM
actuellement en votre possession, en vue d’un traitement physique et
intellectuel et de leur valorisation par numérisation.
 
Nous souhaitons également rassembler les affiches (si possible trois
exemplaires) concernant l’ICOM.

Lors des changements de la composition des bureaux des comités et groupes de
travail, vous êtes prié d’envoyer les archives du comité ou du groupe de
travail au secrétariat général de l’ICOM avec, dans la mesure du possible,
un inventaire.

Merci de votre coopération.


Asghar Hassanzadeh, archiviste
et Elisabeth Jani, documentaliste
Secrétariat général de l’ICOM
Maison de l’UNESCO
1, rue Miollis
F-75732 Paris cedex 15
France

  (1) Qu’est-ce qu’une archive ?

Aux termes de l'article L.211-1 du code du patrimoine, sont des archives :
"L'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et
par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur
activité". Le mot  « archives » est souvent perçu par les non professionnels
comme concernant uniquement des papiers anciens et ne présentant donc plus
d’intérêt opérationnel.

Or les archives ne se limitent pas seulement  à des documents anciens dont
la valeur historique est reconnue, elles concernent aussi des archives
produites tous les jours et qui sont, pour certaines, les archives
historiques de demain. Les archives peuvent se trouver sous différentes
formes et sur divers supports matériels (une affiche, une photographie, les
cassettes vidéo, ou les bandes magnétiques et les supports numériques).

Aux termes de l'article L.211-2 du code du patrimoine : "La conservation des
archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la
gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou
morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la
recherche."  

*******
A los Presidentes, Secretarios y Miembros –actuales y anteriores– de los
Comités Nacionales, los Comités Internacionales, los Comités Permanentes y
los Grupos de Trabajo del ICOM


Estimadas y estimados colegas:

La Secretaría general del ICOM ha emprendido un importante trabajo relativo
a los archivos de la Organización y desea, por lo tanto, reconstituir los
fondos de éstos. Algunos archivos se encuentran hoy, al parecer, en posesión
de personas que desempeñaron las funciones de presidentes o miembros de los
diferentes órganos del ICOM, o están depositados en las instituciones a las
que pertenecieron en el pasado. Si esto fuese así, los archivos conservados
en la sede del ICOM se podrían completar con el retorno a ella de esos
archivos originales. (1)

Les pedimos que remitan a la sede del ICOM todos los documentos relativos a
la Organización que pudieran hallarse actualmente en su posesión, a fin de
que sean objeto de un tratamiento físico e intelectual y puedan ser
digitalizados.

También deseamos acopiar los carteles relativos al ICOM (en tres ejemplares,
si es posible).

Cuando se produzcan cambios en la composición de las mesas de sus comités y
grupos de trabajo, les rogamos que envíen los archivos a la Secretaría
General del ICOM, acompañados de un inventario, siempre y cuando sea
posible.

Agradeciéndoles su amable cooperación, reciban un atento saludo de

Asghar Hassanzadeh, archivera
y Elisabeth Jani, documentalista
Secretaría General del ICOM
Maison de l’UNESCO
1, rue Miollis
F-75732 París cedex 15
Francia

1) Qué es un archivo

Según el Artículo L.211-2 del Código del Patrimonio de Francia, se entiende
por archivos: "El conjunto de documentos –cualesquiera que sean su fecha,
forma y soporte material– producidos o recibidos por toda persona física o
moral y todo servicio u organismo, público o privado, en el ejercicio de su
actividad".

A menudo, los que no son especialistas en documentación consideran que los
archivos están constituidos por documentos viejos y, por lo tanto, inútiles
para hacer un uso efectivo de ellos. Ahora bien, los archivos no se reducen
exclusivamente a los documentos antiguos de reconocido valor histórico.
Archivos son también los que se constituyen cada día y algunos de ellos
serán, en el futuro, archivos de valor histórico. Los archivos pueden
revestir diversas formas y hallarse en soportes materiales muy diversos
(carteles, fotografías, videocintas, cintas magnéticas y soportes
digitales).
Según el Artículo L.211-2 del Código del Patrimonio de Francia: "La
conservación de los archivos es de interés público y se organiza para la
gestión y justificación de los derechos de las personas morales, públicas o
privadas, y para la documentación histórica y la investigación".

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